Period Invoices

Introduction

Period Invoices là tính năng dùng để truy vấn, tạo mới, chỉnh sửa, hủy phát hành hóa đơn. Để xem tổng hợp tình hình hóa đơn trong 1 năm, sử dụng tính năng Sale Invoices.

Usage

Sau đây là ý nghĩa và cách sử dụng của từng nút lệnh:

  1. Previous - Select - Next Chọn kỳ muốn xem.

  2. New Lập một hóa đơn mới

    Nếu bạn muốn tạo hóa đơn từ dữ liệu có sẵn. Có thể sử dụng 2 cách:

    1. Tải nhập từ tệp Excel với lệnh pbs.BO.RE.SINV?$action= TransferIn

    2. Định nghĩa Invoice Interface 1 lần rồi chạy tính năng Generate Invoices hàng tháng

    image0 (Giao diện Period Invoice theo thông tư 32)

    f66085ba-430b-41b7-b938-370c74620df3.pbs_bo_re_periodinvoices_md (Giao diện Period Invoice theo thông tư 78)

    1. Setup Invoice Interface 1 lần rồi cho chạy tự động từ Phoebus Command Import Sales Invoices trên server. Ta thường dùng cách này để đọc các file XML/ Excel tạo tự động định kỳ bởi phần mềm khác.

  3. Sign Invoice 3bc53a6e-4a53-489d-bc21-674a9bd68968.pbs_bo_re_periodinvoices_md

    Ký các hóa đơn được chọn với chữ ký số.

  4. Lấy Mã 62f3149f-d32e-4524-8fd5-5482570e39ed.pbs_bo_re_periodinvoices_md

    Sau khi ký phát hành hóa đơn, hóa đơn sẽ chuyển trạng thái từ Proforma->WaitingCode, button này dùng để lấy mẫ cơ quan thuế cấp cho nhưng hóa đơn đang ở trạng thái WaitingCode và cập nhật vào mẫu tin Sales Invoice Entry ở trường dữ liệu Mã Cơ Quan Thuế.

    Nếu lấy mã thành công, trạng thái của hóa đơn sẽ chuyển từ WaitingCode->Issued, hoặc ngược lại chuyển từ WaitingCode->ErrorRequestCode

  5. Tải file hóa đơn và gửi Email b580ccab-4227-4ef1-ac42-b05115b4f810.pbs_bo_re_periodinvoices_md

    Những hóa đơn đã được phát hành (có trạng thái Issued), dùng tính năng này để tải các file hóa đơn .pdf sẽ lưu vào thư mục: C:\Users\Computer-Name\Documents\Phoebus\Reports và file .xml sẽ lưu vào thư mục C:\Users\Computer-Name\Documents\Phoebus\Report (2 file cũng sẽ lưu vào thư mục C:\Users\Computer-Name\Documents\Phoebus\Backup**)

    Sau khi tải file, hóa đơn sẽ được cập nhật lại trên cloud (Trạng thái, file pdf, xml có mã của Cơ Quan Thuế)

    Gửi email hóa đơn đã ký và được cấp mã cho khách hàng nếu email khách hàng được định nghĩa trong mẩu tin pbs.BO.CRM.CUS

    Nếu không muốn gửi email tự động sau khi phát hành, mà để user tự gửi thủ công khi cần thiết . Ta có thể dùng tùy chọn Suspend Invoice Notification tại tính năng pbs.BO.RE.RED.

    Việc gửi hóa đơn sẽ dùng tính năng tùy biến của Consultant hoặc ngoài Phoebus (Các cấu drilldown được cung cấp)

  6. Thông báo hóa đơn sai sót 9a63b40c-6991-4e00-892b-83e1a542b788.pbs_bo_re_periodinvoices_md

    Theo thông tư 78, khi điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn, cần gửi mẫu tin thông báo hóa đơn sai sót (04/SS-HDDT) để thông báo với cơ quan thuế

  7. Convert Invoice

    Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn in. Template dùng để in hóa đơn chuyển đổi được định nghĩa ở ô ConvertedInvoiceTemplate của chức năng pbs.BO.RE.RED

    Nếu ô này không có dữ liệu thì chương trình sẽ yêu cầu chọn 1 trong các template loại SI định nghĩa ở chức năng [Report Definition - Report Definition](pbs.bo.rd.html)

    Nếu chỉ có 1 template dạng SI được định nghĩa ở RD. Chương trình sẽ sử dụng nó mà không hỏi lại user nữa. Hóa đơn được convert xong sẽ có FLAG_3 = Y

  8. Cancel : Hủy hóa đơn chưa phát hành

    Khi hóa đơn lập sai, ta dùng tính năng này để hủy hóa đơn. Ngay cả hóa đơn chưa phát hành, ta cũng dùng tính năng này để hủy hóa đơn thay cho nút xóa. Việc hủy hóa đơn đảm bảo chuỗi hóa đơn proforma không bị ngắt quãng → gây hiểu lầm là dữ liệu hóa đơn bị mất.

    Khi ta hủy hóa đơn thuộc dạng 4- Replace (vốn được tạo bằng lệnh Replace Invoice ra để thay thế một hóa đơn đã phát hành khác) thì hóa đơn liên kết đang ở trạng thái:

    Cancelled - bị hủy sẽ được chuyển ngược lại thành dạng Issued - đã phát hành như cũ.

    Ta có thể dùng các lệnh filter để không thể hiện hóa đơn hủy lên giao diện Period Invoices. Sau khi hủy , hóa đơn sẽ bị khóa lại và chuyển status thành cancelled.

    Chỉ Consultant account mới có thể Delete hóa đơn khi cần điều chỉnh dữ liệu khi triển khai.

    Hủy hóa đơn đã phát hành Hủy hóa đơn đã phát hành sẽ yêu cầu user nhập biên bản hủy hoặc điều chỉnh. Sau đó phát hành bản hủy hoặc điều chỉnh này để thay thế hoá đơn gốc.

    Tính năng ghi nhận hóa đơn hủy/ điều chỉnh : pbs.BO.SI.INVADJ

    image1

    xem thêm Điều chỉnh hóa đơn

  9. Replace Invoice

    Thay thế hóa đơn bị hủy bằng 1 hóa đơn khác. Tương tự việc copy hóa đơn, nhưng hóa đơn mới tạo ra sẽ được liên kết với hóa đơn cũ.

    Xem thêm Thay thế hóa đơn

  10. Adjust Invoice

    Chỉnh sửa những hóa đơn đã phát hành bằng cách tạo ra một hóa đơn mới được liên kết với hóa đơn cũ.
    image54

  11. Các trạng thái cơ bản của hóa đơn bao gồm:

    1. Proforma : Hóa đơn chưa phát hành

    2. WaitingCode: Hóa đơn đang đợi cấp mã

    3. Issued : Hóa đơn đã phát hành

    4. ErrorRequestCode: Hóa đơn không được cấp mã (Do lỗi, có thể điều chỉnh và ký lại hóa đơn)

    5. Cancelled : Hóa đơn đã bị hủy

    Xem thêm Điều chỉnh hóa đơn

  12. Các câu drilldown

    1. Gửi email đến địa chỉ bất kỳ: pbs.BO.RE.SendInvoiceT78?$Range=Y&Id=[ProformaNo]:[MaThongDiep] hoặc pbs.BO.RE.SendInvoiceT78?ProformaNo=[ProformaNo]:[MaThongDiep]&Email=[Q001]&$Survey=EMAIL&SendAttachment = Y&$Range=Y
    2. Xem thông báo sai sót: pbs.BO.RE.ReportErrorInvoiceT78?MaThongBaoSaiSot=[MaThongBaoSaiSot]
    3. Xuất File PDF thông báo hóa đơn sai sót: pbs.BO.Output.ToPdf?$Template=04_TBSS_HD&ProformaNo=[ProformaNo]:[MaThongDiep]&$Range=Y

Kiểm tra hợp lệ

  1. Khi lưu hóa đơn _ Cần chứ ý Mã Thông Điệp _ Điền đúng loại hóa đơn áp dụng cho thông tư 78 hay thông tư 32 khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn _ Nếu khách hàng không có MST, MST phải để trống, Địa chỉ là bắt buộc

  2. Khi phát hành hóa đơn

Khi phát hành, chương trinh sẽ kiểm tra hợp lệ:

- Hóa đơn phải có nội dung. Các dòng chi tiết không được để trống.

- Giá trị chiết khấu không thể lớn hơn giá trị hóa đơn. Giá trị hóa đơn không được là số âm.

- Kiểm tra số tiền lớn hơn hạn mức thì phải dùng phương thức thanh toán chuyển khoản.

- Số hóa đơn cấp bởi hệ thống đã sử dụng hay chưa. Hệ thống sẽ báo lỗi khi số hóa đơn này đã tồn tại trong danh sách hóa đơn.
- Ngày phát hành hóa đơn không được sớm hơn ngày bắt đầu của chuỗi hóa đơn đã đăng ký.

e07d31cb-6592-4fbe-9313-eecb6ef7a958.pbs_bo_re_periodinvoices_md

  1. Khi thông báo sai sót
_ Tỉnh thành nơi lập thông báo chứa 50 ký tự

_ Điền đúng loại hóa đơn áp dụng cho thông tư 78 hay thông tư 32 khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn

Form in hóa đơn

Khi thực hiện các tác vụ trích xuất nội dung hóa đơn ra giấy hoặc file pdf để in hoặc ký số. Template dùng để in được xác định như sau :

1. Hóa có trạng thái hủy:

Mẫu hóa đơn hủy định nghĩa trong pbs.BO.RE.RED.GetRED.CancelInvoiceTemplate . Nếu trường này để trống, chương trình sẽ chọn 1 mẫu in loại SI ở các mẩu tin Report Definition. Nếu chỉ có 1 template loại SI, template này sẽ được sử dụng. Nếu không có mẫu nào, mã template sẽ là SI. Nếu có nhiều hơn 1 mẫu SI được định nghĩa, chương trình sẽ hỏi user để chọn.

2. Hóa đơn Converted: Mẫu hóa đơn hủy định nghĩa trong pbs.BO.RE.RED.GetRED.ConvertedInvoiceTemplate Nếu trường này để trống, chương trình sẽ chọn 1 mẫu in loại SI ở các mẩu tin Report Definition. Nếu chỉ có 1 template loại SI, tempalte này sẽ được sử dụng. Nếu không có mẫu nào, mã template sẽ là SI. Nếu có nhiều hơn 1 mẫu SI được định nghĩa, chương trình sẽ hỏi user để chọn.

3.Các trường hợp còn lại:
Căn cứ vào loại hóa đơn (Invoice Type), chương trình sẽ tìm template code định nghĩa ở mẩu tin pbs.BO.SOP.InvoiceType tương ứng.

Nếu template code ở các mẩu tin này không được định nghĩa. Chương trình sẽ chọn 1 mẫu in loại SI ở các mẩu tin Report Definition. Nếu chỉ có 1 template loại SI, tempalte này sẽ được sử dụng. Nếu không có mẫu nào, mã template sẽ là SI. Nếu có nhiều hơn 1 mẫu SI được định nghĩa, chương trình sẽ hỏi user để chọn.

Gửi email cho khách hàng tự động sau khi ký phát hành

Chương trình sẽ tự động gửi email cho khách hàng nếu mẩu tin khách hàng pbs.BO.CRM.CUS có định nghĩa email.

Nếu khách hàng không nhập danh mục Customer mà vẫn muốn gửi hóa đơn tự động. Ta sẽ phải thông báo tên trường chứa email của người nhận trên mẩu tin SINV. Khai báo thông tin này ở tính năng Real-Estate Settings, trường Invoice customer Email, (4.7.5.691)

Ngoài ra ở tính năng Real-Estate Settings có tùy chọn Suspend Invoice Notification Áp dụng từ version 4.5.5.386 - cho phép tắt tính năng tự động gửi hóa đơn cho khách hàng sau khi phát hành.

Khi tắt tính năng gửi hóa đơn tự động, việc gửi hóa đơn sẽ dùng tính năng tùy biến của consultant hoặc ngoài Phoebus

Người gửi

Nếu khách hàng dùng email service của công ty, thường người gửi sẽ cố định theo tài khoản gửi đi. Ta không thể thay đổi gì về người gửi.

Nếu khách hàng dùng dịch vụ mail do SPC cung cấp. Ta có thể thay đổi tên người gửi theo thứ tự sau :

  1. Lấy từ thông tin OD. Operator Definition, trường Email.

  2. Nếu không xác định được ở bước 1, lấy email từ pbs.BO.PS.EntitySettings.GetEntitySettings.Email.

  3. Nếu không xác định được từ bước 2, lấy email từ pbs.BO.Mail.SendGridSetting.GetSendGridSetting.SenderEmail.

  4. Nếu không xác định được từ bước 3, lấy giá trị noreply@spc-technology.com

Nếu ta muốn thay đổi thứ tự xác định email người gửi, tính năng pbs.BO.Mail.SendGridSetting cho phép thay đổi thứ tự này.

Người nhận

Khi invoice được phát hành thành công. Nếu mẩu tin khách hàng Customer có định nghĩa email hoặc email người nhận được xác định từ hóa đơn thì chương trình sẽ gửi Email tự động cho khách hàng

Tiêu đề:

Tiêu đề (subject) của email gửi đi sẽ là bản dịch của câu Your Invoice# {0}/{1} Ta có thể dịch lại câu này bằng tính năng User Vocabulary nếu cần . Chú ý {0} và {1} phải luôn xuất hiện trong bản dịch.

**Ví dụ 😗* Hóa đơn GTGT seri {0} số {1}

v 4.7.5.753 cho phép thêm các thông tin các của hóa đơn vào tiêu đề thông qua bản dịch bằng cách thêm các trường dữ liệu vào bằng dấu ngoặc vuông.

**Ví dụ 😗* Hóa đơn GTGT seri {0} số {1} ngày [InvDate]

Nội dung

Nội dung email được quy định trong mẩu tin Formated Text. Bạn cần tạo 1 mẩu tin Formated Text với mã SEND_INVOICE

Nếu mẩu tin formatted text này chưa được định nghĩa, nội dung của thông báo sẽ là :

Dear {{ClientName}} ,

This is the link for your invoice # {{Serial}}/{{InvNo}} from: {{InvDate}}: {{AzureUrl}}

Thank you for your business.

Đối với hóa đơn hủy. Nội dung email thông báo sẽ được định nghĩa trong Formated Text với mã CANCEL_INVOICE

Nội dung nằm trong ngoặc nhọn { } sẽ được thay thế bởi nội dung trong invoice.

{AzureUrl} sẽ là đường dẫn đến file PDF của hóa đơn để người nhận eMail có thể click vào liên kế và truy cập tải về hóa đơn của họ. {AzureXML} sẽ là đường dẫn đến file XML của hóa đơn để người nhận eMail có thể click vào liên kế và truy cập tải về hóa đơn của họ.

Gửi email dạng HTML

Phoebus v 4.5.5.510 trở về sau, nội dung email có thể trình bày dưới dạng Html - có nghĩa là ta có thể chọn font chữ, kích thước chữ, chèn bảng vào nội dung mai gửi đi.

Để làm vậy, ta nhập nội dung mail vào ô Text Html Template thay vì ô Text Template

htmlbody

Support from 4.7.5.691: Phoebus hỗ trợ cú pháp Markdown để tạo trang html từ text thông thường.

  markdown
  Khi mã số thuế của khách hàng bắt đầu bằng TEST_ chương trình sẽ chạy ở chế độ test và không có hóa đơn nào được gửi lên server đám mây.

Khi đó chương trình sẽ gửi email theo địa chỉ khai báo trong entity settings. Template của email sẽ là SEND_TESTINV.

Thay vì gửi đường link, chương trình sẽ gửi thẳng file pdf cho khách hàng.

Nội dung email test cũng khác một chút :

Dear [ClientName],

Please find attached your invoice # [Serial]/[InvNo] from: [InvDate]

(You are working in testing mode, no invoice is uploaded to our server in the testing mode)

Thank you for your business.

Định dạng email gửi đi được định nghĩa ở formated text.

Xem thêm SendInvoice

Kiểm soát email gửi đi

Email trước khi gửi đi sẽ được lưu vào tính năng Notifications.

Ta có thể thấy tình trạng gửi mỗi hóa đơn tại cột : Sent Date & MsgCount. MsgCount đếm số notification được tạo ra và gửi đi đối với hóa đơn đang xem

imagentf

Ta có thể dùng menu context để mở các email đã tạo ra để kiểm tra nội dung , attachment hoặc gửi lại

menucontext

Chữ ký số hợp lệ

Khi user chọn chữ ký số từ danh sách. Ta sẽ thấy các chữ ký số không hợp lệ (hết hạn) và các chữ ký số hợp lệ. V4.7.5.691 kiểm tra chữ ký số với ngày hóa đơn được ký. Ví dụ ta không thể dùng chữ ký số 2019 để ký lại hóa đơn 2018.

validsig

Các chữ ký số có status = 1 là không hợp lệ để sử dụng và được highligh màu vàng đậm. Do yêu cầu của cụ thuế hóa đơn không thể ký bằng chữ ký số không hợp lệ. Khi ký bằng chữ ký không hợp lệ, chương trinh sẽ báo :

image60

Ta có thể xem chi tiết chữ ký số không hợp lệ chỗ nào bằng cách dùng tính năng Manager computer certificate.

image61 image62

Để xem chi tiết tại sao không hợp lệ, xem ở tab Certification Path xem các chứng thư bị đánh dấu đỏ là không hợp lệ

image63

Chú ý rằng khi chứng thư của đơn vị cấp (ví dụ Viettel) không hợp lệ do hết hạn thì chứng thư mà họ phát hành cũng coi là không hợp lệ.

Xem thêm

Updated on : 2022-01-10 16:46:35. by : quanvh@spc-technology.com. quanvh@spc-technology.com at 10.0.0.8.

Topic : Period Invoices. pbs.bo.re.periodinvoices