Tạo hóa đơn từ dữ liệu ngoài ^{Data Interface}

Giới thiệu

---

Đây là tính năng tạo hóa đơn bán hàng từ nguồn dữ liệu ngoài. Ta dùng tính năng này để tích hợp hệ thống với các chương trình khác.

Trước khi chạy tính năng này ta phải định nghĩa trước các setup với tính năng Invoice Interface Setup

Invoice Interface Setup có thể được chạy bằng 2 cách:

1. User chủ động kiểm tra và tạo hóa đơn mới bằng tính năng này.
2. Hóa đơn được tạo tự động từ server và không thông qua user. Trên server khi đó sẽ dùng Phoebus Command và Import Sales Invoices

Tính năng này là bước thứ 2 trong sơ đồ trên. Xem thêm tính năng phát hành hóa đơn (bước 3 ) ở đây

Sử dụng

---

Khi chạy tính năng này, đầu tiên ta phải chọn 1 profile setup invoice interface. Profile này được thiết lập ở bước 1 Invoice Interface Setup

Sau khi chọn Profile, ta bấm nút Query để chọn tiêu chí trích xuất dữ liệu, ví dụ chọn tháng.

Tùy theo tiêu chí chọn mà dữ liệu nguồn sẽ hiện ra để ta tạo invoice từ đó.

Chọn 1 hoặc nhiều dòng dữ liệu ở nguồn và bấm nút Test để xem trước hoặc nút Post để ghi sổ những hóa đơn mới.


Sau khi ghi sổ các dòng dữ liệu nguồn sẽ được đánh dấu TMK và biền mất khỏi bảng dữ liệu cần xử lý.

Đánh dấu dữ liệu đã xử lý

---

Việc tạo hóa đơn từ nguồn dữ liệu ngoài có các điểm quan trọng cần chú ý như sau:

1. Hóa đơn là loại dữ liệu rất quan trọng liên quan đến doanh thu cần báo cáo nhà nước. Các hóa đơn tạo ra còn liên quan đến công nợ khách hàng. Do đó nó cần được kiểm soát đặc biệt để hạn chế nhầm lẫn, trùng lặp.

2. Đặc biệt khi hóa đơn được tạo tự động từ nguồn dữ liệu ngoài, ta càng cần kiểm soát tránh trùng lặp chặt hơn nữa.

3. Sau khi xuất hóa đơn, việc hậu kiểm và đối chiếu giữa nguồn tạo hóa đơn, hóa đơn, công nợ cũng phải dễ dàng.

Từ các yêu cầu trên, có một số các điểm cần chú ý khi thiết lập Invoice Interface như sau:

Nguồn dữ liệu tạo hóa đơn có thể được cung cấp thông qua các file excel, xml, text. Các file này được tạo bởi chương trình khác, nội dung hóa đơn có khả năng bị trùng lắp. Để đảm bảo an toàn, ta tạo số ProformaNo ngay từ nguồn. Khi lưu hóa đơn, số ProformaNo đã ghi nhận trước đó nếu có sẽ báo lỗi và không thể ghi nhận vào hệ thống.

Khi nguồn lấy từ API hoặc từ Database, chúng sẽ được đánh dấu đã xử lý sau khi hóa đơn được ghi sổ thông qua cơ chế pbs.BO.TM.TMK. Tuy nhiên khi delete/clear TMK. Dữ liệu này hoàn toàn có thể được xử lý lại lần 2 gây trùng lặp hóa đơn, sai công nợ, sai báo cáo thuế.

Nếu tạo ProformaNo ngay từ nguồn thì vấn đề này cũng tránh được.

Khi ProformaNo có ở nguồn, ở hóa đơn và ở các nghiệp vụ phải thu, việc tạo các truy vấn và báo cáo so khớp thực sự dễ dàng. Ta có thể chỉ ra dữ liệu nguồn nào đã tạo hóa đơn, dữ liệu nào đã thu tiền.

ProformaNo tạo từ tập hợp các cột dữ liệu nguồn phải được tính toán kỹ đảm bảo tính duy nhất. Trong trường hợp các trường này quá dài, ta có thể dùng công cụ CRCToBase36 để Hash dữ liệu thành giá trị ngắn hơn để dùng như ProformaNo.

• Trường dữ liệu quy định làm Key Column của Invoice Interface Setup phải chỉ đến cột chứa giá trị ProformaNo của nguồn. TMK sẽ luôn ghi nhận ProformaNo là giá trị đã xử lý.

• Trường dữ liệu quy định làm Key Column chỉ còn vai trò lọc bỏ đi các giá trị đã xử lý mà thôi.

Các nút lệnh

Xem thêm

---

• Invoice Interface Setup
• Period Invoices
• Import Sales Invoices

---

_{Updated on : 2020-12-25 22:07:24}. _{by : . at 118.69.187.103}.

_{Topic : Generate Sales Invoice. pbs.bo.re.generateinvoices}