Purchase Requisition - Yêu cầu mua sắm

 

Giới thiệu

Yêu cầu mua sắm là chức năng dùng để tạo các yêu cầu mua sắm vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản hoặc/ và dịch vụ.

Đây là bước đầu tiên bắt đầu quy trình mua sắm. Sau khi được tạo ra, yêu cầu mua sắm sẽ được phê duyệt thông qua Workflow hoặc lệnh Approval nếu không áp dụng Workflow.

Sau khi được phê duyệt, bước tiếp theo sẽ là tạo các quotation gửi cho các nhà cung cấp, xem thêm Request for Quotation

🔔 Gợi ý

Xem cụm các chức năng quy trình tạo và phê duyệt yêu cầu mua sắm ở Purchase Requisition Management

Sử dụng

806c6c86-12a0-494e-847e-5c12d1c92946.pbs_bo_po_prh_md

Một yêu cầu mua sắm có phần khai báo chung chứa các thông tin:

Thông tin chung

Request Type
Loại yêu cầu, đơn vị có thể chia làm nhiều loại yêu cầu mua sắm. Mỗi loại có thể có quy trình xử lý phê duyệt khác nhau. Ta khai báo loại yêu cầu ở chức năng Purchase Requisition Type
Request No
Số thứ tự của yêu cầu mua sắm. Thường được thiết lập để lấy số tự động thông qua Sequence Number Definition. Purchase Requisition Type sẽ khai báo loại Sequence Number Definition được dùng.
Date Request
Ngày tạo yêu cầu
Date Required
Ngày cần sử dụng hàng hóa dịch vụ mà yêu cầu này đề cập tới.
Requested By, Requested For, Charge To Department, Deliver To

Thông tin liên quan đến người sử dụng và nơi giao hàng.

Chi tiết các hạng mục cần mua sắm

Bảng chi tiết liệt kê các hạng mục với số lượng, đơn giá , thành tiền.

Item Code, Item Description
Mã hiệu và tên gọi của hàng hóa dịch vụ cần mua. Nếu hạng mục chưa bao giờ được mua trước đó, có thể nó sẽ không có mã Item Code, ta có thể bỏ qua mã này và chỉ ghi diễn giải hạng mục cần mua mà thôi.
Quantity, Unit, Unit price, Txn Amount
Nhập số lượng, đơn vị, giá ước tính. Chương trình sẽ tính ra giá trị hạng mục. Chú ý rằng giá trị này hoàn toàn là ước tính để xem có vượt quá ngân sách hay không. Giá thực tế của đơn hàng khi mua sẽ được nhập vào ở bước tạo đơn hàng Purchase Order
Amount, Conversion Code, Conversion Rate
Nếu conversion code để trống, chương trình sẽ hiểu là đơn giá nhập vào bằng bản tệ, và tỷ giá là 1, ngược lại, chương trình sẽ lấy tỷ giá từ bảng tỷ giá liên quan tới ngoại tệ Conversion Definition
Budget Code, Project Code

Dùng để nhập mã ngân sách và mã dự án tương ứng với hạng mục. Nếu để trống, mã này sẽ được lấy từ header khi lưu yêu cầu.

Hai mã này được lưu vào các trường dữ liệu NcPr8 (budget code) và NcPr9 (project Code)

Tiêu chí chọn nhà thầu

Ở tab Criteria ta có thể nhập các yêu cầu về năng lực, thương mại, công nghệ, giải pháp... liên quan đến nhà thầu.

31b94aed-4ecb-46d4-9328-a9ffefe62a34.pbs_bo_po_prh_md

Ledger Account

Nhập thông tin phục vụ việc kiểm tra ngân sách.

Account Code
Mã tài khoản kế toán liên quan đến yêu cầu
Fund
Nguồn vốn sử dụng để mua sắm. Như vốn tự có, vốn đi vay ....
Budget Code
Mã ngân sách chung cho toàn bộ yêu cầu mua sắm, nếu các mục chi tiết không nhập mã, giá trị này sẽ được áp dụng.
AFE No

Áp dụng cho các đơn vị điều hành dầu khí. Nhập số hiệu của Authorization For Expenditure được phê duyệt.

Mã phân tích

Nhập nội dung các mã phân tích để chạy các báo cáo quản trị.

Consultant sẽ thiết lập để thể hiện diễn giải cho từng loại mã được sử dụng và dấu đi các mã không sử dụng.

5a3a6c21-ba22-4c3a-901b-e25697c6a118.pbs_bo_po_prh_md

Thông tin hệ thống.

Thể hiện tình trạng của yêu cầu mua sắm. Những thông tin này được cập nhật tự động.

Contract Award No : thể hiện số thông báo thắng thầu cho nhà cung cấp liên quan

Phê duyệt bằng workflow

Yêu cầu mua sắm sau khi nhập sẽ cần được phê duyệt. Có thể áp dụng 1 trong 2 hình thức phê duyệt.

⚠️ Chú ý

Thiết lập ở Purchase Requisition Type nếu có sẽ thay thế thiết lập ở Business Definition (PO)

Nếu sử dụng workflow, khi user bấm nút SVG_32#save, chương trình sẽ tự động submit PR vừa tạo vào workflow engine.

Xem thêm

Updated on : 2022-11-15 01:50:53. by : . at X1-EXTREME.

Topic : Purchase Requisition. pbs.bo.po.prh