Hàng hóa vật tư (Item Record).

Giới thiệu

Mẩu tin hàng hóa vật tư là mẩu tin xương sống, được dùng nhiều nhất của phân hệ quản lý kho, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng và nhiều phân hệ khác nữa. Nó quan trọng như mẩu tin tài khoản của phân hệ kế toán tài chính. Như mẩu tin khách hàng của phân hệ CRM.

Mẩu tin hàng hóa vật tư khai báo mã, tên, thông tin phân tích, quy tắc xử lý cho từng item.

Mỗi mẩu tin đại diện cho 1 mặt hàng.

Khi áp dụng trong ngành dầu khí, ta cũng có thể sử dụng mỗi mẩu tin cho 1 món hàng cụ thể có số Serial No. Ví dụ như 1 mũi khoan - 1 item code. Số lượng cần quản lý các món dạng này thường không nhiều, giá trị lớn.

ac6d5fed-61a7-413a-ae7b-28cd46b323c7.pbs_bo_pb_ir_md

Nhóm thông tin cơ bản

ccc7a3e3-74f2-4801-ac80-498571af52b5.pbs_bo_pb_ir_md

Thông tin cơ bản khai báo mã hiệu, tên, nhóm hàng hóa vật tư (Analysis I0), tình trạng sử dụng, mã Commodity, Item có thể thay thế và ghi chú.

Thông tin phân tích

Có 9 loại mã phân tích từ I1..I9 có thể customize để phân loại hàng hóa vật tư. Định nghĩa khai báo chúng ở tính năng Analysis Definition

ddc42440-848f-4987-a57f-e60ed7b7d4f9.pbs_bo_pb_ir_md

Thông tin liên quan đến nghiệp vụ lưu chuyển

Khi xuất nhập kho các thông tin nhóm này sẽ được sử dụng.

Tên	Diễn giải
Stock Unit	Đơn vị lưu kho
Sales Unit	Đơn vị bán. Ví dụ bán theo hộp 10 chiếc, nhưng lưu kho theo chiếc. Khai báo các đơn vị này ở tính năng Lookup List thuộc Analysis Category UNIT_CODE. Chuyển đổi unit khai báo ở tính năng Unit conversion
Unit Weight	Có thể dùng để phân bổ giá vận chuyển theo khối lượng ở tính năng pbs.BO.PI.LandedCosts
Whole Unit/Whole Unit Sales	quy định số lượng kho hoặc số lượng bán phải là số nguyên.

Allocation Method

Quy định quy tắc phân bổ item xuất ra tương ứng với item nhập vào nào. Có các tùy chọn sau:

B : Không quan tâm. Vào kho lấy đại item cần xuất rồi giao đi.
S : Vào kho tìm item phải có số serial như trong đơn hàng mới được.
F : FIFO, item nào nhập trước thì xuất trước.
L : LIFO - Item nào vào sau thì xuất đi trước.
E : FEFO, item nào hết đát trước thì xuất mau mau.
M : Manual, xuất theo ý chí người bán. Không theo quy tắc nào cả.

Allocation rất quan trọng ở khía cạnh quản lý hàng, cũng như quản lý giá xuất đi khi 1 mặt hàng được mua vào nhiều đợt, mỗi đợt mỗi giá khác nhau.

Các phương pháp F,L,E thường được máy tính ra tự động những item cần xuất. Còn M hoặc S thì do con người tự chọn.

Khi sử dụng 1 trong 5 phương pháp này Movement Xuất đi và Movement nhập vào trước đó được link với nhau thông qua Allocation Reference. Xem hình minh họa bên dưới để thấy Allocation Reference liên kết nhập và xuất thế nào.

Khi nhập về số lượng 100, xuất đi 10, chương trình sẽ tách 100 thành 90 và 10. Sau đó thực hiện Allocation của 2 dòng nhập và xuất có số lượng +10 và -10 với nhau. Chú ý rằng khi yêu cầu triển khai inventory dạng này. Việc reverse nghiệp vụ sai thực sự khó khăn do các dòng movement bị tách tung tóe hết.

Cho nên, các doanh nghiệp có quy trình chặt chẽ, nhân sự nghiêm túc mới làm được. Bằng không thời gian sửa và điều chỉnh còn quá thời gian làm việc.

Bù lại dữ liệu kho thực sự có giá trị, chỉ cần in ra các item có allocation trống là sẽ thấy chính xác item nào còn nằm trong kho, số seri là gì, nhập ngày nào...

39dbf469-2df7-46fb-8ce6-221603424992.pbs_bo_pb_ir_md

Phổ thông, thì chỉ cần dùng chế độ Allocation = B. Khi đó Cột Allocation Reference sẽ không có dữ liệu. Cũng không cần tách movement nhập kho nữa. Đổi lại, doanh nghiệp chỉ biết kho còn tồn số lượng bao nhiêu chứ không biết đích xác là những item nào nữa.

Tóm lại tùy theo mặt hàng mà ta chọn Allocation Method cho phù hợp. Luôn cố gắng dùng B khi có thể.

Các mặt hàng cần quản lý đát thì chọn E.

Các mặt hàng thiết bị đắt tiền, số lượng ít hoặc quản lý theo số serial thay vì dùng S thì đừng, hãy tạo riêng 1 item code cho nó rồi dùng B.

F đặc biệt là L thì mang tính học thuật cho vui, chứ thực tế nó không mang lại lợi ích gì nhiều. Về kinh tế, cũng như về quản lý.

Assembly - cấu kiện

Assembly level có giá trị là 1 ký tự từ 0-9. Dùng khi khai báo item nào là con item nào ở tính năng Setup Assembly structure (Inventory). Giá trị này để ngăn ngừa circular reference.
Item Special Process Có 2 giá trị.
- P : Tạo các lưu chuyển phái sinh tự động khi lưu chuyển có item cha được post.
- D : Display. chỉ hiển thị thông tin.

Tùy chọn P sẽ tách item cha này thành các item con trong nghiệp vụ phái sinh. Xem thêm Movement Definition

c0271101-cb9c-4db7-82f4-ac537e8ce64d.pbs_bo_pb_ir_md

Liên kết

pbs.BO.PB.ItemGroup
Movement Definition

_{Updated on : 2020-05-16 13:23:14}. _{by : . at T470-01}.

_{Topic : Item Record. pbs.bo.pb.ir}