Ledger Definition (Extended) settings
Introduction
Tính năng LEX - Ledger Definition Extended (Định nghĩa sổ cái mở rộng) dùng để định nghĩa các thiết lập chung nhất của hệ thống kế toán sổ cái. Tính năng này mở rộng các thiết lập của tính năng Ledger Definition
Usage
1. Reporting Amount
Các thiết lập này để cài đặt cách hệ thống tính toán Reporting Amount. Pivot value dùng đẻ chuyển đổi sang reporting amount có thể là Base Amount hoặc trực tiếp từ Other Amount.
- Forex Transaction Type là loại nghiệp vụ dùng để ghi nhận các khoản chênh lệch khi thực hiện transaction matching (allocation). Nếu để trống, loại nghiệp vụ được dùng sẽ là
SYSTM.
Khi nhập nhật ký có Reporting Amount, có thể giá trị Report Amount được làm tròn có sai số dẫn đến nhật ký không cân 1 hoặc 2 cent.
ReportAmount Balancing: kiểm tra Reporting Amount trước khi ghi sổ cái. Hệ thống sẽ chặn lại và yêu cầu xử lý khi tổng Reporting Amount khác Zero. Tùy chọn này chỉ hoạt động khi Report Curency được khai báo.
Report Currency: Trong kế toán thường có 3 ô để chứa số tiền (Base Amount, Other Amount, Reporting Amount). Thì khi người dùng định nghĩa loại tiền tệ ở đây, thì cột Reporting Amount sẽ thể hiện số tiền đúng với đơn vị được chọn.
2. Document Link
Quy định cách xử lý tệp import gốc sau khi import dữ liệu vào sổ cái.
Tính năng này được sử dụng giao diện 3.5, ở 4.5 có sẵn ở trên thanh công cụ.
3. Allocation
Khi người dùng import Nhật ký, sẽ có những dòng đã được Allocate sẵn.
Nếu nút Import Allocation này tắt thì dữ liệu khi import vào hệ thống tự động xóa Allocate, buộc người dùng matching lại.
Nếu nút Import Allocation được mở thì hệ thống cho phép dù nhật ký Allocate cân hay không cũng sẽ import thành công, miễn là Nợ Có bằng nhau là được.
Allocation Validation Rules: Phân bổ phải thông qua điều kiện này mới import được vào hệ thống.
Matching Fields: Phân bổ sẽ dựa vào những tiêu chí này để tự động matching với nhau.
4. Reporting
Account Group: Account Group là công thức tính ra nhóm tài khoản khi trình bày Trial Balance. Nếu không định nghĩa, giá trị ngầm định là A0
Balance Sheet A-Code: Chọn A0-9 làm nhóm TK sử dụng trong Balance sheet. Khai báo này giúp hệ thống chạy tag tính balance BS cho từng chỉ tiêu trên bảng CĐKT.
Income Statement A-Code: Chọn A0-9 làm nhóm TK sử dụng trong Income Statement. Khai báo này giúp hệ thống chạy Tag tính Lãi lỗ cho từng chỉ tiêu trên bảng P&L
Project Tcode: Nếu sổ cái dùng để quản trị các dự án bằng 1 loại mã phân tích. Ta định nghĩa Tcode của mã dự án ở đây. Định nghĩa này sẽ áp dụng cho tính năng pbs.BO.LA.ProjectTB - Project Trial Balance. Mã này ngầm định là T0
Use Account Code for Creditors: Mỗi nhà cung cấp là 1 tài khoản kế toán riêng. Ảnh hưởng đến cách phoebus drilldown trên TB hoặc ProjectTB. Nếu turn On. Phoebus drilldown tài khoản loại C với Account Inquiry (AQ) thay vì Creditor Inquiry ngầm định.
Use Account Code for Debtors: Ảnh hưởng đến cách phoebus drilldown trên TB hoặc ProjectTB. Nếu turn On. Phoebus drilldown tài khoản loại D với Account Inquiry (AQ) thay vì Debtor Inquiry ngầm định.
5. After Journal Import
Ý nghĩa của tính năng này là cách hệ thống xử lý file import sau khi ghi sổ. Sau khi import, nếu giữ nguyên file import, người sử dụng sẽ đôi lúc bị nhầm lẫn không biết mình đã import file này hay chưa. User cũng có thể quên và import dữ liệu 2 lần. Tùy chọn này cho phép :
Xóa file nguồn và attach file nguồn vào nhật ký đã post
Đổi tên file nguồn để user biết file nào đã qua xử lý.
Xóa file nguồn, tránh import 2 lần.
6. Aging
- Aging Band 01-05: là khoảng thời gian trong phân tích tuổi nợ.
Tính năng này quyết định nội dung truy vấn ở các tính năng:
7. Revaluation Consolidation
8. Fixed Assets
- Allow Holding Depreciation Journal : Các nghiệp vụ khấu hao phải được ghi nhận vào sổ cái ngay khi user thực hiện tính khấu hao từ chức năng Calculate Depn. Khi đó dữ liệu khấu hao sẽ được thể hiện lập tức lên tính năng Assets Balance (FA) và pbs.BO.FA.AssetDepreciation. User sẽ không thể thực hiện sai, hoặc double các nghiệp vụ khấu hao. Nếu thực hiện hold nghiệp vụ khấu hao và post sau. Dữ liệu khấu hao sẽ không cập nhật kịp thời lên các tính năng quản trị tscđ. Dẫn đến việc tính nhầm hoặc tính 2 lần khấu hao.
Tùy chọn này một khi được mở lên sẽ giao hoàn toàn trách nhiệm kiểm soát và điều chỉnh nghiệp vụ khấu hao cho user.
Asset book value accounts: Tài khoản nguyên giá TSCĐ
Asset accumulated depreciation accounts: Tài khoản khấu hao tích lũy (BS) của TSCĐ. Các tài khoản thuộc 2 nhóm này giúp hệ thống chạy các tính năng
- Prepayment Accounts: Chọn các tài khoản kế toán liên quan đến chi phí trả trước. Chuỗi tài khoản này giúp hệ thống chạy được tính năng
Lưu ý: Khi nhập nhật ký TSCĐ. Yêu cầu dữ liệu cho ô mã TSCĐ thay đổi như sau :
Nếu
- Mã tài khoản (Account Code) rơi vào chuỗi tài khoản nguyên giá được định nghĩa ở LEX.AssetBookValuesAccounts
- Và loại nhật ký (JD) có yêu cầu nhập mã TSCĐ . JD.AssetCode = On
Thì ô mã TSCĐ là bắt buộc. Nếu user vẫn muốn bỏ qua ô này thì có thể nhập dấu trừ (-) vào ô mã TSCĐ
9. Staff Transactions
Staff T Code: Mã phân tích T dùng để lưu mã nhân viên
Staff Expenditure Accounts: Liệt kê các TK chi phí cho nhân viên (not used yet - planned to use in HRM - payroll)
Staff Advance Account: Liệt kê các tài khoản tạm ứng cho nhân viên
11. Journal Import - import nhiều nhật ký cùng một lúc
Chương trình cho phép tải cùng lúc dữ liệu của nhiều nhật ký vào tính năng Journal Import cùng lúc.
Khi Hold/PostRough/Post dữ liệu sẽ được tự động tách ra thành các nhật ký. Quy tắc tách sẽ được xác định bằng 1 trường dữ liệu của JI.
Tên trường dữ liệu này được định nghĩa ở trong tính năng LEX
- Split Journal Import By: Là nơi để điều kiện để tách ra. Ví dụ tác ra theo loại Nhật ký (JrnType)
12. Khác
Thêm trường định nghĩa chuỗi tài khoản ghi nhận chi phí trả trước ngắn hạn. Dùng cho tính năng Prepayment Allocation
Thêm trường định nghĩa chuỗi tài khoản ghi nhận doanh thu nhận trước. Dùng cho tính năng Revenue Received In Advance
Xem thêm
Updated on : 2021-03-22 01:55:39. by : . at T470-01.
Topic : Ledger Definition (Extended). pbs.bo.la.lex