Ledger Definition (Định nghĩa sổ cái)

Giới thiệu

Chức năng định nghĩa sổ cái (Ledger Definition) là tính năng được dùng để giúp người dùng quản trị thiết lập cài đặt các tham số chung cho toàn hệ thống như:

Quy định kỳ kế toán, ngày nghiệp vụ cho phép ghi nhật ký.
Định nghĩa loại tiền tệ chính của hệ thống kế toán.
Định nghĩa các profile số tuần tự Sequence Number Definition được phân hệ kế toán sử dụng để tạo số chứng từ tự động.
Quy định ý nghĩa các loại mã phân tích T được sử dụng làm mã khách hàng, mức thuế.

Sử dụng

93cd0192-4903-4775-aea3-7c3289ef20c3.pbs_bo_la_ld_md

Thời gian mở

Quy định các kỳ kế toán và khung thời gian cho phép ghi sổ các nghiệp vụ kế toán.

Period per Year

Số tháng trong năm kế toán của doanh nghiệp

Current Period

Kỳ nhập thông tin mặc định cho những nhật ký muốn nhập tại thời điểm hiện tại

Ví dụ: Muốn nhập dữ liệu, bút toán vào tháng 11/2017 thì người dùng Edit và nhập 11/2017

Financial Year Starting Period

Nhập tháng bắt đầu kỳ kế toán của doanh nghiệp

Open period from/Open period to

Kỳ để nhập thông tin dữ liệu vào hệ thống từ

Khi không muốn người khác thực hiện chỉnh sửa bút toán của kỳ trước tháng 10, admin nhập tại field giá trị 11/2017

Open Date From / Open Date to

Thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho phép của nhật ký kế toán.

Loại tiền tệ

Base Amount Code

Hệ thống kế toán có thể sử dụng nhiều loại tiền tệ để ghi nhận các nhật ký tùy theo nghiệp vụ phát sinh bằng loại tiền tệ nào. Bên cạnh đó hệ thống cần khai báo 1 loại tiền tệ gốc (Bản tệ - Base Amount) mà các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ cần phải chuyển đổi sang bản tệ.

Doanh nghiệp đăng ký ở VN cần khai báo bản tệ bằng VND theo quy định pháp luật.

Conversion Tolerance

Tỷ giá chuyển đổi ngoại tệ được tự động chuyển sang bản tệ. Hệ thống có thể sử dụng tỷ giá theo tháng Conversion Table, tỷ giá theo ngày Daily Conversion Rate hoặc tỷ giá do người nhập liệu nhập vào. Khi người nhập liệu nhập vào hoặc thay đổi tỷ giá của nhật ký. Chương trình sẽ kiểm tra tỷ giá này và không cho phép nó quá khác biệt với tỷ giá trong bảng Conversion Table.

Ở ô này ta nhập % khác biệt cho phép. ví dụ 5 có nghĩa tỷ giá nhập vào không được sai biệt quá 5% theo bảng tỷ giá theo tháng.

Consolidate Rate

Không sử dụng. thay thế bằng Reporting amount

Cân bằng nhật ký

Mỗi nhật ký bắt buộc phải cân bằng. Có tổng nợ = tổng có. Ngoài quy tắc này, ta có thể yêu cầu đảm bảo cân bằng nợ có theo mã phân tích hoặc Transaction Reference

Balance By: Nhập RF để bắt buộc nhật ký phải cân bằng nợ có theo Transaction Reference
Balance By TCode: Nhập T0 → T9 để để bắt buộc nhật ký phải cân bằng nợ có theo mã phân tích T.
Other Amount Balancing: Bắt buộc nhật ký phải cân bằng nợ có theo số tiền nghiệp vụ (Other Amount)

Số tuần tự

Chương trình có thể sử dụng các số tuần tự để tự động lấy số chứng từ kế tiếp:

Disposal Fixed Assets

Mã số chứng từ tự động khi hệ thống tự tạo nhật ký bằng tính năng thanh lý TSCĐ

Depreciation Fixed Assets

Mã số chứng từ tự động khi hệ thống tự tạo nhật ký bằng tính năng khấu hao TSCĐ

Generate Debit

Mã số chứng từ tự động khi hệ thống tự tạo nhật ký bằng tính năng thu nợ

Generate Payment

Mã số chứng từ tự động khi hệ thống tự tạo nhật ký bằng tính năng thanh toán công nợ

Do not Take Reference For Hold Journal

Nếu turn ON, tính năng Sequence Number sẽ không lấy số cuối cùng khi hold nhật ký. Nếu setup để lấy số chứng từ tự động. Chương trình sẽ tạm tính số chứng từ và thêm dấu ? vào trước số chứng từ.

Khi gọi nhật ký hold này lên để post hoặc rough post, chương trình sẽ lấy số chứng từ cuối cùng nếu Treference của nhật ký hold bắt đầu bằng dấu hỏi (?)

Next Allocation Reference

Khi hệ thống hoặc người dùng phân bổ các khoản phải thu - thu tiền và các khoản phải trả - thanh toán, các dòng nghiệp vụ liên quan sẽ có cùng số tham chiếu phân bổ (Allocation Ref). Số tham chiếu phân bổ này được chạy tự động. Trường dữ liệu này sẽ hiển thị số lần phân bổ kế tiếp để tiện theo dõi và phân tích

Chức năng này được dùng để tương thích với hệ thống cũ. Bên cạnh các thiết lập này, chương trình có chức năng Ledger Definition (Extended) để cài đặt các tham số hệ thống khác.

Mapping các mã phân tích

Chương trình có 10 loại mã phân tích nghiệp vụ tùy biến. Ta có thể dùng 1 loại mã để nhập mã khách hàng- nhà cung cấp, loại khác để nhập mã nhân viên v.v.

Chức năng này khai báo 2 loại mã:

Client Analysis: Nhập T0 → T9 khai báo loại mã phân tích nghiệp vụ sẽ đảm nhận vai trò mã nhà cung cấp, khách hàng. Khi khai báo ô này, các chức năng truy vấn như Journal Inquiry, Account Inquiry sẽ có tên cột là Tn.Client Code
Tax: Nhập T0 → T9 khai báo loại mã phân tích nghiệp vụ đảm nhận vai trò mã thuế. Khi khai báo ô này, các chức năng truy vấn như Journal Inquiry, Account Inquiry sẽ có tên cột là Tn.Tax Code

Xem thêm

_{Updated on : 2021-07-02 04:24:54}. _{by : . at T470-01}.

_{Topic : Ledger Definition. pbs.bo.la.ld}