Journal Entry

Giới thiệu

---

Tính năng nhập nhật ký Kế toán (pbs.BO.LA.J) dùng để nhập các nghiệp vụ kế toán vào sổ cái chung.

• Mỗi loại nhật ký đều có quy tắc hoạt động và các trường dữ liệu riêng.

• Một doanh nghiệp có thể định nghĩa nhiều loại nhật ký kế toán như: Mua hàng, bán hàng, Nhật ký thu, nhật ký chi, nhật ký phân bổ v.v..

• Loại nhật ký được định nghĩa bằng chức năng Journal Definition (LA). Ta chỉ có thể nhập nhật ký sau khi đã định nghĩa loại nhật ký tương ứng.

• Việc định nghĩa các loại nhật ký được thiết lập 1 lần duy nhất khi triển khai hệ thống.

• Trong quá trình sử dụng, người quản trị có thể thêm, bớt , sửa đổi các loại nhật ký cho phù hợp với yêu cầu quản lý.

Sử dụng

---

Khi bắt đầu nhật ký mới đầu tiên ta cần chọn loại nhật ký

Giao diện nhập liệu có thể khác nhau tùy theo loại nhật ký tùy theo định nghĩa của người quản trị hệ thống. Giao diện được quy định bằng subform, mã subform được quy định trong mẩu tin Journal Definition (LA)

Giao diện nhập liệu bao gồm

1. Các thông tin chung cho toàn bộ nhật ký như : số chứng từ, ngày nhật ký, kỳ nhật ký, các mã phân tích .v.v
2. Chi tiết hạch toán. Là các định khoản nợ có của từng tài khoản kế toán của nhật ký

Ta có thể nhập liệu trực tiếp vào bảng hạch toán bên dưới hoặc nhập theo form chi tiết bằng cách sử dụng các nút lệnh Add Row, View Row, Delete Row, Amend Row

Nhập định khoản bằng các form chi tiết sẽ dễ dàng hơn với các phím tắt C-Add Row, A-Amend Row, D-Delete Row, V-View row.

Diễn giải của các ô nhập liệu

---

Diễn giải của các ô nhập liệu phụ thuộc vào loại nghiệp vụ. Ví dụ cùng 1 ô nhập liệu ExtDesc1 sẽ có diễn giải (và ý nghĩa) khác nhau đối với các loại nghiệp vụ khác nhau.

Giống như các form nhập liệu khác, ta có thể dùng chức năng UIFieldRules để định nghĩa diễn giải cho từng ô nhập liệu của form chính (pbs.bo.la.J) cũng như form chi tiết (pbs.BO.LA.JLine).

Một ưu điểm nổi bật của việc sử dụng Journal Extended Desc template là ta có thể dấu đi các ô nhập liệu mở rộng bằng cách gán label với giá trị !

Tiền định (journal preset)

---

Khi định nghĩa các loại nhật ký, ta cũng có thể khai báo cách thức hạch toán, tiền định trước các mã phân tích để người sử dụng nhập liệu dễ dàng hơn.

Các quy tắc tiền định được định nghĩa với chức năng Journal Preset (LA) 4.5 cho 4.5 hoặc pbs.BO.LA.JP nếu sử dụng v 3.5.

Form nhập liệu

---

Mỗi loại nhật ký gắn liền với 1 form nhập liệu. Theo ngầm định mã hiệu của form nhập liệu sẽ là mã entity , gạch dưới _ , mã loại nhật ký Journal Type.

Số chứng từ (Treference)

---

Số chứng từ kế toán có thể được tính từ động dựa theo Sequence Number Profile (3.5) khai báo trong Journal Definition (LA)

• Khi nhập nhật ký mới Sequence Code sẽ tạm tính ra số chứng từ tiếp theo và điền vào ô Transaction Reference.

• Số tạm tính này bắt đầu bằng dấu hỏi ? - hàm ý nó chưa phải là số cuối cùng và nó sẽ được tính lại một lần nữa ngay trước khi ghi sổ.

• Trong hệ thống nhiều người cùng sử dụng, số chứng từ cuối cùng có thể thay đổi giữa lúc bắt đầu nhập nhật ký và lúc post nhật ký.

Lấy số chứng từ mới nhất từ số cái

• Khi nhập dấu ? vào ô Transaction Reference, Phoebus sẽ truy vấn sổ cái kế toán xem số chứng từ cuối cùng là bao nhiêu và cập nhật lại số mới nhất vào mẩu tin Sequence Number Profile (3.5).

• Khi bạn mở nhật ký Hold và chuẩn bị post sổ, bạn cũng có thể dùng cách này để lấy số chứng từ tiếp theo từ sổ sắp post vào

Ngày tới hạn (Due Date)

---

• Ngày tới hạn thanh toán thường dùng trong các nhật ký liên quan đến công nợ phải thu, phải trả.

• Ở đó, ngoài ngày nghiệp vụ (transaction date) ta còn cần ghi nhận ngày đến hạn thanh toán (due date). Các báo cáo tuổi nợ hoặc dòng tiền đều căn cứ vào ngày tới hạn này.

Thứ tự áp dụng và tính toán ngày tới hạn.

1. Ngày tới hạn có thể được preset với journal preset.
2. Sau đó, ngày tới hạn có thể được tính lại dựa theo thông tin về Ngày nghiệp vụ, thiết lập tài khoản, thiết lập nhà cung cấp
3. Tiếp theo, ngày tới hạn có thể được tính bằng Calculation Rules, thiết lập khi triển khai hệ thống.
4. Cuối cùng, ngày tới hạn có thể được nhập thủ công cho từng nhật ký.

Quy tắc hoạt động cho mục 1 - Preset như sau :

1. Due date được set ở từng line cho JournalPreset (4.5)

2. Khi user nhập ngày nghiệp vụ. Nếu nghiệp vụ này đã có due date rồi (set bởi 4.5 ở bước 1) và preset Due Date không bắt đầu với TD | T | CL, thì hệ thống không tính nữa.

3. Khi user nhập ngày nghiệp vụ thiết lập preset (3.5) sẽ tính ngày due date nếu ô Due date của preset (3.5) có giá trị. Khi sử dụng phoebus 4.5 ta thường bỏ qua preset 3.5.

Giá trị ô Due date của preset 3.5	ý nghĩa
TD+nn	nn ngày sau ngày transaction date
TD-nn	nn ngày trước ngày transaction date
T+nn/T-nn	nn ngày trước/sau ngày hôm nay
CL	Due date xác định bằng Client info (pbs.BO.LA.CL). Due date sẽ bằng Transaction date + thêm số ngày định nghĩa trong ô payment terms của mẩu tin Client. Client Code được xác định ở 1 TCode trong T0-T9. Khai báo mã T chứa Client Code ở Ledger Definition. ClientND
+nn/-nn	đồng nghĩa với T+nn hoặc T-nn
T	Due date là ngày hôm nay.

Quy tắc hoạt động cho mục 2 - như sau :

1. Khi user nhập ngày nghiệp vụ hoặc/và nhập tài khoản kế toán, chương trình tính ngày đến hạn sẽ được kích hoạt.

2. Nếu Due date đã có rồi, thì không tính nữa.

3. Nêú dòng nhật ký này có tài khoản kế toán không phải dạng C/D/T thì bỏ qua không tính nữa

4. Nếu tài khoản này có PaymntDay = 0 thì không tính nữa

5. Nếu tài khoản này có PaymntDay > 0 và PaymntTrm = trống thì ngày Due date = ngày transaction + PaymentDay

6. Nếu tài khoản này có PaymntDay > 0 và PaymntTrm = M thì ngày Due date = ngày PaymentDay (1-31) của tháng kế tiếp

7. Nếu tài khoản này có PaymntDay > 0 và PaymntTrm = N thì ngày Due date = ngày cuối cùng của tháng transaction + PaymentDay .

Xem thêm

---

• Journal Entry (LA 3.5)

• Ledger Definition

• Journal Preset (LA) 4.5

• Journal Entry

---

_{Updated on : 2022-07-14 13:04:05}. _{by : . at X1-Extreme}.

_{Topic : Journal Entry. pbs.bo.la.j}