Journal Definition (Định nghĩa nhật ký)

Giới thiệu

Journal Definition dùng để định nghĩa loại nhật ký kế toán, hay nói cách khác là dùng để quy định quy tắc hoạt động của 1 loại nghiệp vụ kế toán.

Mã Journal Definition dùng để phân loại các loại nhật ký kế toán. Ví dụ loại nhật ký Phiếu thu, phiếu chi, nhật ký chi phí v.v.

Trong Phoebus 3.5 định nghĩa nhật ký có các thiết lập dùng để hiện /ẩn các ô nhập liệu như : mã TSCĐ, mã ngoại tệ, ngày tới hạn ...

Trong Phoebus 4.5 những thiết lập này không ảnh hưởng tới giao diện nữa vì giao diện của Phoebus 4.5 được thiết kế theo từng loại nghiệp vụ. Tuy nhiên chúng vẫn dùng để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu.

Sử dụng

Sub Form Formula

Phoebus 4.5 yêu cầu mỗi loại nghiệp vụ có form nhập liệu riêng. Khi user mở tính năng nhập nhật ký mà không khai báo loại nhật ký cần sử dụng. Phoebus sẽ hỏi loại nhật ký cần nhập. Mã của form nhập liệu sẽ được tính toán ra nhờ vào công thức tại ô Subform Formula

Nếu để trống, mã form nhập liệu sẽ = mã entity _ mã loại nhật ký .

Trong thực tế loại nhật ký NKC được sử dụng trong nhiều công ty, do đó sub form cho chúng cũng có thể khác nhau giữa các công ty. Ta nên đặt công thức tính sub form như sau :

Khi đó mã sub form sẽ tính riêng cho từng entity.

Sau khi nhật ký đã được định nghĩa xong, Nhật ký sẽ được hiển thị tại pbs.BO.LA.J (chọn loại nhật ký đã được định nghĩa)

Inter-company Journal

Inter-Company Journal được sử dụng để ghi lại các nhật ký nội bộ giữa các entity nằm trong 1 nhóm các công ty cần hợp nhất báo cáo kế toán.

Các nhật ký thuộc loại inter-company khi được ghi nhận vào sổ cái sẽ có trường CV5_DP = I (inter-company) và trường CV5_CONV_CODE chứa thông tin của entity liên quan (correspondent entity). Ví dụ DEM

Các entity nếu nằm cùng trên server sẽ có mã correspondent entity chính là mã entity định nghĩa ở Entity Definition. Nếu correspondent entity nằm ở server khác, mã này sẽ là mã số thuế của entity. Hàng tháng, kết quả nghiệp vụ phát sinh có thể được gửi lên hàng đợi corresponding entity để đơn vị này lấy về xử lý.

Khi chạy các tính năng hợp nhất báo cáo hoặc ghi nhận các nhật ký khử trong quá trình hợp nhất, dữ liệu các nhật ký nội bộ sẽ được tổng hợp dựa trên 2 trường dữ liệu này. Quá trình hợp nhất báo cáo đơn giản nhất chỉ đơn giản gộp tất cả các nhật ký của các entity cần hợp nhất, loại trừ các nhật ký nội bộ này.

Cột CV5_CONV_CODE được sử dụng để loại trừ các nhật ký nội bộ của các entity đang cần hợp nhất.

ví dụ có 3 công ty quan hệ như sau:

Khi đó ta sẽ cần hợp nhất B-C hoặc cả A-B và B-C

Xem thêm CHUẨN MỰC KẾ TOÁN SỐ 25 - BÁO CÁO TÀI CHÍNH HỢP NHẤT VÀ KẾ TOÁN KHOẢN ĐẦU TƯ VÀO CÔNG TY CON (Ban hành và công bố theo Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

Attachment

Tùy chọn Attachment quyết định việc tải lên tài liệu liên kết ngay sau khi ghi sổ nhật ký bằng Journal Entry hoặc Journal Import

Phương pháp nhập liệu

Phoebus hỗ trợ 2 phương thức nhập liệu thủ công:

1. Nhập dạng form, mỗi dòng nhật ký 1 form. Phương thức này giống phoebus 3.5. Ưu điểm của nó là thao tác nhanh và không cần sử dụng chuột.

2. Nhập dạng bảng dữ liệu. Các dòng nhật ký được điền vào bảng chi tiết của nhật ký. Ưu điểm là dễ dàng theo dõi nội dung của cả nhật ký. Khuyết điểm là không thuận tiện khi chuyển ô nhập liệu từ header → các dòng chi tiết.

Phương pháp nhập liệu được định nghĩa tại ô Line Entry:

Xem thêm

• Journal Preset (LA) 4.5

_{Updated on : 2022-11-06 20:06:11}. _{by : . at X1-EXTREME}.