Creditor Inquiry ^query

Giới thiệu

---

Chức năng Truy vấn chi tiết công nợ Khách hàng/ Nhà cung cấp (Creditor Inquiry) là tính năng dùng để liệt kê các nghiệp vụ phát sinh nợ phải thu cho từng khách hàng và nhà cung cấp.

Sử dụng

---

Ở màn hình tính năng liệt kê, ý nghĩa từng cột như sau:

• Debit: Số tiền thanh toán cho NCC

• Credit: Khoản phải trả cho NCC

• Balance: Số dư tại ngày nghiệp vụ

Các nút lệnh

Số	Diễn giải
	Dùng để tạo các nghiệp vụ thu nợ. Để sử dụng tính năng này người dùng tick chọn vào nghiệp vụ phát sinh công nợ cần thu sau đó click vào Icon chức năng. Lưu ý: phần mềm chỉ cho phép tạo các nghiệp vụ thu nợ cho những nghiệp vụ chưa phân bổ (Cột Allocation trống)
	Là nút lệnh để chọn khách hàng/nhà cung cấp cần truy vấn công nợ
	Là nút lệnh dùng để chỉnh sửa thông tin các nghiệp vụ
	Đây là tính năng dùng để phân bổ đối với những khoản công nợ đã được thanh toán. Người dùng tick chọn những nghiệp vụ phát sinh và nghiệp vụ thanh toán cho nghiệp vụ đó -->chọn Icon Match tại tab Action để phân bổ công nợ. Lưu ý: Điều kiện để phân bổ công nợ là số tiền của các nghiệp vụ phải khớp nhau. Sau khi phân bổ thành công, phần mềm sẽ ghi nhận mã A tại cột Allocation đối với từng nghiệp vụ.
	Phân bổ thanh toán- công nợ theo số tiền gốc - transaction amount. Nếu có chênh lệch tỷ giá. Số tiền chênh lệch sẽ được post vào 1 nhật ký riêng .
	Là nút lệnh dùng để bỏ phân bổ cho các nghiệp vụ phát sinh và thanh toán công nợ. Người dùng tick chọn những nghiệp vụ phát sinh và thanh toán cho nghiệp vụ đó --> chọn Remove Allocation tại tab Action để bỏ phân bổ công nợ. Lưu ý: Sau khi phân bổ thành công, phần mềm sẽ ghi nhận mã A tại cột Allocation đối với từng nghiệp vụ
	Tách 1 dòng nghiệp vụ thành nhiều khoản. Ta dùng cách này để so khớp các nghiệp vụ thanh toán và công nợ

Nghiệp vụ thanh toán công nợ

---

Khi truy vấn công nợ nhà cung cấp Creditor Inquiry và cần thực hiện thanh toán cho 1 hoặc nhiều khoản nợ, thao tác viên chọn nghiệp vụ công nợ cần thanh toán và bấm nút lệnh Payment.

Sau đó nhập thông tin nghiệp vụ thanh toán vào form GeneratePayment của chức năng Generate Payment

Sau khi ghi sổ nghiệp vụ thanh toán bằng lệnh này. Chương trình tạo nhật ký thanh toán Journal Import và yêu cầu thao tác viên ghi sổ.

Khoản thanh toán vừa tạo sẽ được so khớp với các nghiệp vụ công nợ được tick chọn để thanh toán.

Khi số tiền thanh toán khớp với số tiền công nợ, nghiệp vụ thanh toán sẽ được so khớp tự động với các nghiệp vụ công nợ. Cả 2 phía nợ, có đều có Allocation Marker = P - Paid.

Thanh toán một phần

Ta cũng có thể nhập số tiền thanh toán khác với số tiền công nợ. Khi đó chương trình sẽ tạo nhật ký thanh toán bằng Journal Entry và yêu cầu thao tác viên ghi sổ.

Khi số tiền thanh toán không khớp với số tiền công nợ, nghiệp vụ thanh toán cũng sẽ được so khớp với các nghiệp vụ công nợ. Cả 2 phía nợ-có đều có Allocation Marker = 1 - Đợi xử lý so khớp.

Thanh toán bằng ngoại tệ

---

Hạch toán lãi lỗ đã thực hiện

Khi công nợ phát sinh bằng ngoại tệ và ta phải thanh toán bằng ngoại tệ (nhà cung cấp nước ngoài). Khi thực hiện thanh toán, ta chọn tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng. Tick chọn Forex Difference và chọn các tài khoản lãi lỗ để chương trình tự đông hạch toán chênh lệch tỷ giá phát sinh. Khoản chênh lệch này sẽ tính dựa vào số tiền ngoại tệ thanh toán và tỷ giá giữa 2 thời điểm phát sinh công nợ và thời điểm thanh toán.

Khoản lỗ này là khoản lỗ đã thực hiện và được ghi nhận vào tài khoản Realised Gain /Loss.

Giả sử khoản nợ 1000 usd chưa được thanh toán tại thời điểm 1 tháng sau. Nhưng công ty cần đánh giá lại các khoản công nợ. Khi đó khoản lỗ vẫn là 1 triệu, nhưng được coi là chưa thực hiện và ghi nhận vào tài khoản un-realized.

Ngoài nghiệp vụ hạch toán lãi lỗ đã thực hiện, tại cuối kỳ kế toán, ta cũng cần đánh giá lại tài khoản ngoại tệ theo tỷ giá cuối kỳ. Tỷ giá này có thể khác tỷ giá tại ngày thanh toán 23 000. Do đó nhiều đơn vị chọn phương án xử lý đơn giản chỉ cần 1 lần đánh giá như trình bày bên dưới.

Không cần hạch toán lãi lỗ đã thực hiện

Phương án xử lý công nợ này đơn giản hơn nhiều, khi thanh toán. Tỷ giá thanh toán được lấy chính xác là tỷ giá lúc phát sinh công nợ 22 000. Dòng đối ứng tiền mặt/ngân hàng khi đó cũng dùng tỷ giá này. Việc so khớp công nợ được thực hiện đơn giản và không cần bất kỳ nghiệp vụ hạch toán lãi lỗ đã thực hiện nào.

Tại cuối kỳ, chỉ cần thực hiện đánh giá lại tài khoản tiền mặt, ngân hàng theo tỷ giá cuối kỳ.

So sánh 2 phương án xử lý công nợ ngoại tệ

Thứ tự phát sinh	nghiệp vụ	Phương án 1	Phương án 2
1	Mua hàng 1000 USD @ 22 000	Hạch toán chi phí/công nợ phải trả	Hạch toán chi phí/công nợ phải trả
2	Thanh toán công nợ 1000 USD (tỷ giá tại thời điểm thanh toán 23 000)	Hạch toán thanh toán 1000 USD @ 23 000 Hạch toán lỗ tỷ giá 1 000 000VND	Hạch toán thanh toán 1000 USD @ 22 000 bằng tỷ giá lúc mua.
3	Cuối tháng đánh giá tk tiền. tỷ giá cuối tháng 24 000	Đánh giá lại khoản thanh toán 23 triệu, lỗ thêm 1 triệu	Đánh giá lại khoản thanh toán 22 triệu, lỗ 2 triệu
_	Ảnh hưởng đến cân đối kế toán	Lỗ 2 triệu được phân 1 triệu vào tk lãi lỗ đã thực hiện và 1 triệu kia vào lãi lỗ chưa thực hiện	Khoản lỗ 2 triệu được ghi vào lãi lỗ chưa thực thiện + sổ công nợ đơn giản, dễ hiểu.

Ta có thể thấy cả 2 cách xử lý đều phù hợp. Chọn cách nào tùy theo quy định và cách nhìn nhận vấn đề của người phụ trách. Chương trình cung cấp công cụ xử lý cho cả 2 phương án

So khớp công nợ

---

Các nghiệp vụ công nợ thể hiện số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp. Giá trị công nợ là số tiền ở cột Có - Credit.

Các nghiệp vụ thanh toán thể hiện số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp. Giá trị khoản thanh toán ở cột Nợ - Debit.

Ta sẽ cần đánh dấu liên kết các khoản thanh toán và công nợ. Nghiệp vụ này gọi là so khớp công nợ. Ta có thể so khớp 1 nợ ↔ 1 có hoặc nhiều nợ nhiều có. Miễn sao khi so khớp, tổng số tiền nợ phải bằng tổng số tiền có trong các nghiệp vụ cần so khớp.

Sau khi so khớp các nghiệp vụ được so khớp có Allocation Marker đánh dấu Y.

Sau khi Post thay đổi, Allocation Marker trở thành A - Allocated. Ngoài ra các nghiệp vụ này có số Allocation Reference, Allocation Period và Allocation Date giống nhau. Số allocation này được lấy tự động. Số tiếp theo được khai báo tại trường Next Allocation Reference của chức năng Ledger Definition.

Nghiệp vụ so khớp giúp các báo cáo Aging chạy được do hệ thống phân biệt được tình trạng các nghiệp vụ công nợ đã thanh toán hay chưa.

Xem thêm

---

• Debtor Balance

• pbs.BO.LA.DebtorAgingOverdue

• pbs.BO.LA.DebtorAgingForecast

• Generate Payment

---

_{Updated on : 2023-03-04 06:35:33}. _{by : . at X1-EXTREME}.

_{Topic : Creditor Inquiry. pbs.bo.la.crq}