Budget Control - Kiểm soát ngân sách

Introduction

---

Tính năng này được thiết kế để theo dõi và kiểm soát việc thực hiện ngân sách. Việc kiểm soát ngân sách được thực hiện thống qua 4 nhóm dữ liệu:

1. Dữ liệu ngân sách : kế hoạch ngân sách được xây dựng và phê duyệt

2. Dữ liệu sử dụng ngân sách đang phê duyệt : Dữ liệu các yêu cầu mua sắm đang trong quá trình phê duyệt

3. Dữ liệu các đơn hàng đã phê duyệt: Các đơn hàng được phê duyệt để thực hiện

4. Dữ liệu thực tế thực hiện : Dữ liệu thực hiện đã hoàn tất thống qua việc thanh toán cho đơn hàng.

Các nguồn dữ liệu này được lấy ra dựa vào thiết lập trong tính năng Budget Settings

Usage

---

Chức năng Budget Control cung cấp con số tổng hợp về ngân sách và sử dụng ngân sách.

• Dữ liệu ngân sách đã phê duyệt ngầm định sẽ được lấy từ tính năng Budget Entry. Consultant có thể thay dổi quy tắc này bằng cách định nghĩa nguồn dữ liệu ngân sách ở nơi khác thông qua chức năng Budget Settings

• Dữ liệu ngân sách đang phê duyệt là các PO, PR đang đợi phê duyệt. Các khoản này chưa được dùng để tính ngân sách còn lại.

• Chỉ các PO đã được phê duyệt mới được tính là commitment. Nguồn dữ liệu ngân sách đã phê duyệt ngầm định được lấy từ dữ liệu PO - Purchase Order. Consultant có thể thay đổi nguồn commitment thông qua chức năng Budget Settings

• Chỉ các Invoice đã được phê duyệt và được hạch toán vào sổ kế toán mới được tính vào số actual

Các phòng ban chỉ nhìn thấy những budget code được phân quyền. Phân quyền được thực hiện thông qua Data Access Group code gán cho mã ngân sách

• Double click để xem số ngân sách chi tiết

• Nhấp chuột phải chọn mục tương ứng để xem số commitment và số actual chi tiết.

Cột	Ý nghĩa
BudgetValue	Tổng giá trị ngân sách
Approving Value	Tổng giá trị yêu cầu mua sắm đang được phê duyệt
Commitment Value	Tổng giá trị đơn hàng được phê duyệt
BudgetBalance	Số tiền còn có thể sử dụng = BudgetValue - Commitment Value
Budget Usage	% số ngân sách đã được sử dụng
Actual Value	Giá trị ngân sách thực tế đã thực hiện

Checking Level

---

Nếu mã ngân sách được xây dựng chi tiết nhưng việc kiểm sóat ngân sách được thực hiện ở mức tổng, ta phải thiết lập mức tổng hợp ở tùy chọn ở BudgetSettings.BudgetCodeLength . Nếu ô này để trống, ngân sách sẽ được kiểm soát theo từng mã chi tiết. Các mã ngân sách được sử dụng để kiểm soát có giá trị Checking Level = True

Ví dụ mã ngân sách 10 ký tự, nhưng ta chỉ dug 5 ký tự đầu tiên để kiểm soát ngân sách.

Checking Period Options

---

Ngân sách có thể được xây dựng trên toàn thể dự án trải dài qua nhiều năm (ngân sách CAPEX) hoặc được xây dựng mỗi năm (ngân sách điều hành hoạt động như trả lương, G&A)

Ta sẽ định nghĩa phương pháp kiểm soát ngân sách dựa trên tùy chọn Checking Period Options ở tính năng định nghĩa mã ngân sách

Ignore Project Code

---

Ngân sách được xây dựng và kiểm soát thông qua 2 yếu tố : Mã dự án và Mã ngân sách.

Consultant có thể thay đổi quy tắc này và bỏ đi yếu tố mã dự án bằng cách set các ô giá trị quy định cột dữ liệu của mã dự án ở chức năng Budget Settings thành dấu gạch ngang -

• ProjectCodeColumnOnBudgetURL = -

• ProjectCodeColumnOnApprovingURL = -

• ProjectCodeColumnOnCommitmentURL = -

• ProjectCodeColumnOnActualURL = -

Sử dụng Budget Control để kiêm tra vượt ngân sách khi nhập PO

---

Quá trình kiểm soát ngân sách khi nhập được thực hiện qua 2 bước:

• Ngay khi nhập PO line. Bước kiểm tra này chỉ mang tính sơ bộ. Vì nó không tính tới các dòng khác của PO.

• Khi user lưu mẩu tin ngân sách vào CSDL. Bước kiểm soát này là tổng thể và đầy đủ.

Logic kiểm tra phải thực hiện ở PO vì phải tính ngân sách sử dụng dựa trên toàn bộ PO chứ không chỉ dựa trên 1 dòng.

Các bước thực hiện như sau:

1. Kiểm tra loại PO Type có cần kiểm soát ngân sách. Nếu không thì bỏ qua kiểm tra.

2. Duyệt qua toàn bộ các dòng ngân sách, lấy ra các dòng cần kiểm tra (có budget Code đánh dấu kiểm tra)

3. Tổng hợp toàn bộ các dòng bước 2 theo 2 yếu tố: Budget Code và Project Code.

4. Trích xuất các dòng ngân sách từ tính năng Budget Control liên quan tới các mã project và mã ngân sách của danh sách tổng hợp ở bước 3.

5. Scan toàn bộ các dòng trong mỗi nhóm ở danh sách tổng hợp từ bước 3. Tính và set giá trị ngân sách over cho mỗi dòng.

6. Call BudgetValueValidator cho thuộc tính POD.BdgCheckVal để thể hiện lỗi cho các dòng vượt ngân sách.

Xem thêm

---

• pbs.BO.LA.BudgetSettings

• Budget Entry

• pbs.BO.LA.BudgetType

---

_{Updated on : 2020-08-04 02:44:03}. _{by : . at T470-01}.

_{Topic : . pbs.bo.la.budgetcontrol}