Payroll Calculation - Tính lương

Giới thiệu

Payroll Calculation là tính năng

Hỗ trợ người dùng tính các khoản lương, bảo hiểm và thuế cho nhân viên theo đúng các chính sách chế độ của doanh nghiệp và các quy định của nhà nước.
Các step tính lương hiện ra trong tháng được định nghĩa tại tính năng Payroll Calculation Step
Các chính sách và chế độ được chia thành các nhóm tính lương để người dùng xác định thứ tự thực hiện. Việc sắp xếp các chính sách vào các nhóm hoàn toàn do người dùng quyết định. Thường ta chia thành các bước chính sau:
- STEP1: Các khoản độc lập theo chính sách chế độ, hầu hết tại các Step hệ thống sẽ tự tính toán dựa vào các chính sách mà người dùng đã định nghĩa trước đo tại Position Allowance và Employee Allowance.
- STEP2: Các khoản tính lương và OT
- STEP3: Các khoản bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân.

db4e9018-c523-405e-8a87-f08747d29be1.pbs_bo_hr_payroll_md

Các nút chức năng

Nút chức năng	Mô tả chức năng
	Chọn kì tính lương bằng cách mở cửa sổ tìm kiếm.
	Chuyển đổi qua lại giữa các kì tính lương
	Nút chức năng thực hiện tính lương cho từng chính sách, chế độ
	Xóa tính lương
	Tải nhập thông tin tính lương vào hệ thống
	Thực hiện chức năng thống kê số liệu dạng pivot table

Hướng dẫn thực hiện

Màn hình tính năng Payroll Calculation như sau:

b0543ee2-b5f9-4d5b-b837-d7664b450240.pbs_bo_hr_payroll_md

Thông tin các cột hiển thị trên màn hình:

STT	Tên cột	Ý nghĩa	Ghi chú
1	Payroll Group	Nhóm Step tính lương	Giá trị hiển thị được định nghĩa tại tính năng Payroll Step Calculation
2	Step Code	Mã Step tính lương	Giá trị hiển thị được định nghĩa tại tính năng Payroll Step Calculation, chỉ những step có Tháng áp dụng pply Period) là trống hoặc có giá trị là kỳ tính lương hiện tại. VD: Step Birth Day: Apply Period là `trống` nên tại tất cả các tháng tính lương đều hiện ra. Step 8/3: Apply Period là 3 nên chỉ hiện thị ở tháng 3 hàng nằm
3	Description	Tên Step tính lương	Giá trị hiển thị được định nghĩa tại tính năng Payroll Step Calculation
4	Currency	Đơn vị tiền tệ tính	Giá trị hiển thị chính là giá trị lúc tính toán, giá trị lưu tại ConvCode của bảng lương.
5	Entry Method	Phương pháp tính	Đối với từng chính sách, chế độ, hệ thống có từng phương pháp tính khác nhau. Có tất cả 3 phương pháp tính: + Automatic: Hệ thống sẽ tự tính toán dữ liệu của chính sách, chế độ. + Import Excel: Người dùng phải import file excel mẫu vào hệ thống, từ đó hệ thống sẽ tính toán dữ liệu. + Select EmplCode: Người dùng chọn nhân viên được hưởng chính sách, chế độ từ danh sách nhân viên.
5	Employees Count	Số lượng nhân viên được tính	Hiển thị sau khi tính Step đó đã tính lương VD: Tháng 01, có 5 nhân viên đã được tính tiền sinh nhật, do đó Employees Count tại dòng sinh nhật là 5.
7	Base Amount	Số tiền đã tính tại step	Hiển thị sau khi tính Step đó đã tính lương
8	Other Amount	Số tiền khác đã tính tại step	Hiển thị sau khi tính Step đó đã tính lương
9	Reference	Số tham chiếu	Hiển thị sau khi tính Step đó đã tính lương. Hệ thống xác định số reference dựa vào số tham chiếu trong bảng tính lương. VD: Nếu tại kỳ tính lương, tại Step Sinh nhật có hai số tham chiếu khác nhau thì References sẽ hiện là 2.
10	Last Calculation Date	Ngày tính lương cuối cùng, giúp người dùng	Hiển thị sau khi tính Step đó đã tính lương
11	Calculation Period	Kỳ tính lương	Hiển thị sau khi tính Step đó đã tính lương

Thao tác

Bước I: Chọn kỳ tính lương

Chọn nút navigation 621ca589-4938-4234-8b44-231ff8b2ad7d.pbs_bo_hr_payroll_md để chọn kỳ tính lương từ danh sách các kì tính lương hoặc chuyển đổi qua lại giữa các kì tính lương.

Bước II: Tiến hành tính lương cho từng step

Chọn nút New, và chọn Step lương cần tính.

43d535a4-e072-4285-8364-891d9eee157f.pbs_bo_hr_payroll_md

Lưu ý: Đây là thao tác mà tại tất cả step đều phải thực hiện

Đối với các chính sách, chế độ có danh sách nhân viên và mức tiền thưởng được định nghĩa trước (có trạng thái ở cột Entry Method là Automatic)

Hệ thống sẽ tự động thực hiện các công thức tính toán số tiền thưởng cho từng nhân viên. Người dùng có trách nhiệm kiểm tra xem thông tin của hệ thống.

Nếu thông tin không chính xác thì có thể nhấp đôi chuột vào dòng dữ liệu để hiển thị ô tick chọn/ click chọn dòng dữ liệu và nhấn nút Delete hoặc Edit. Sau khi chỉnh sửa người dùng nhấn nút Save để lưu trữ dữ liệu.

52d40526-f727-4143-9585-762e3eef85ba.pbs_bo_hr_payroll_md

Đối với các chính sách, chế độ có danh sách nhân viên và mức tiền thưởng thay đổi và được người dùng cung cấp hệ thống không tự tính toán được thì phải import vào (có trạng thái ở cột Entry Method là Import Excel)

Bước 1 : Tải file import excel được map dữ liệu sẵn.

Người dùng sẽ chọn STEP chính sách, chế độ cần tính/ Click chuột phải/ Chọn Download Import Form For Step ....Hệ thống sẽ tự động hiển thị file emplate chứa danh sách các nhân viên có hợp đồng lao động còn hiệu lực trong tháng tính lương PQ_PAYROLL_IMPORT_”năm””tháng””...” như hình bên dưới. Người dùng có trách nhiệm phải nhập thông tin vào những cột được tô màu xanh trong template

Bước 2 : Nhập thông tin vào những cột được tô màu xanh trong template

037be798-9b10-4869-92f7-debfe0958a7a.pbs_bo_hr_payroll_md

Thông tin dữ liệu cần nhập liệu:

STT	Tên cột	Ý nghĩa	Ghi chú
1	Payroll Code	Mã tính lương	Ví dụ STEP101, STEP 106, STEP202.... Bắt buộc người dùng phải điền vào ô này. Dữ liệu sau khi điền vào sẽ tự động cập nhật ở cột A.Code.
2	Base Amount (USD)	Số tiền thưởng được tính theo ngoại tệ	Ghi nhận số tiền thưởng theo ngoại tệ cho từng cá nhân cụ thể
3	Base Amount (VND)	Số tiền thưởng được tính theo tiền Việt Nam	Ghi nhận số tiền thưởng theo tiền Việt Nam cho từng cá nhân cụ thể
4	Taxable(Y/N)	Ghi nhận thông tin tính thuế	Trường hợp nếu chính sách, chế độ có tính thuế thì điền `Y` Trường hợp nếu chính sách, chế độ không tính thuế thì điền `N`

Bước 3 : Import file excel vào Phoebus.

Sau khi điền các thông tin cần thiết, ở góc trên bên phải màn hình chọn nút chức năng Import/Chọn Step tính lương cần tải nhập dữ liệu /Chọn file template cần tải nhập/ chọn Open. Hệ thống sẽ tự động cập nhật dữ liệu trong file template và xuất ra màn hình Preview/ Chọn OK.

464fa391-db2f-4cf9-975e-93f8cd01a66a.pbs_bo_hr_payroll_md

822e8b8d-ce3d-41d8-b640-68966d8b21e0.pbs_bo_hr_payroll_md

Kiểm tra lại thông tin tải nhập và lưu thông tin bằng cách nhấn nút Save
Đối với các chính sách, chế độ có danh sách nhân viên thay đổi, mức tiền thưởng được định nghĩa trước. Số lượng người nhận không nhiều thì người dùng sẽ chọn nhân viên từ danh sách nhân viên (có trạng thái ở cột Entry Method là Select EmplCode)

Click New và chọn nhân viên được hưởng theo chính sách. Click Save form sau khi hoàn thành.

02cc0121-f554-4f7c-ad6d-a8a74ebd60de.pbs_bo_hr_payroll_md

Chỉnh sửa dữ liệu

Tính năng Payroll cho phép người dùng chỉnh sửa dữ liệu của từng STEP bằng cách nhấp đôi chuột vào chính sách, chế độ cần chỉnh sửa/bấm chọn nút / chọn dòng dữ liệu cần chỉnh sửa/ điền thông tin sau khi chỉnh sửa/ Chọn nút Save để lưu lại thông tin

c16b5d22-afad-4443-812f-f7536ae18ba9.pbs_bo_hr_payroll_md

Lưu ý: Trong trường hợp ta sửa đổi một số STEP tính lương có một số Step là Step phụ thuộc của nó thì khi chọn nút Edit, hệ thống sẽ hiển thị thông báo yêu cầu ta xóa dữ liệu của Step phụ thuộc trước khi Edit. Khi đó, Ta sẽ click chọn Step phụ thuộc / Chọn nút Delete rồi sau đó mới thực hiện các bước Edit dữ liệu như hướng dẫn bên trên.

Ví dụ: Khi ta muốn Edit dữ liệu của Step127 Birthday, hệ thống sẽ thể hiện thông báo không cho phép ta delete vì Step127 có Step phụ thuộc là STEP302 dùng để tính thuế. Khi đó, ta sẽ vào tính năng Payroll, tick chọn Step302 và chọn nút Delete. Sau khi Delete ta có thể chỉnh sửa Step127 như bình thường.

ca88fa78-8377-4267-b012-183c58bd6fd8.pbs_bo_hr_payroll_md

Hướng dẫn lock tính năng tính lương

Sau khi kỳ tính lương kết thúc, cán bộ phòng nhân sự sẽ lock tính năng tính lương để tránh tình trạng sửa đổi thông tin sau kỳ tính lương.

Người dùng sẽ vào phần mềm Phoebus, chọn tab Payroll/ chọn Monthly Payroll Calculation/ chọn Lock để lock tính năng tính lương. Những tính năng sau khi bị Lock sẽ chuyển thành màu cam và được tick chọn ở cột Is Locked như hình bên dưới.

b71661e2-0b5a-49a9-abe8-dcae50b7125a.pbs_bo_hr_payroll_md

Trong trường hợp muốn Unlock tính năng tính lương, vui lòng gọi số điện thoại hỗ trợ của phần mềm Phoebus để được hõ trợ.

Hướng dẫn truy xuất dữ liệu

Phoebus hỗ trợ người dùng có thể truy xuất dữ liệu từ hệ thống bằng thao cách click chuột phải. Chọn nút chức năng Select để chọn kỳ tính lương từ danh sách các kì tính lương hoặc dùng nút chức năng navigation để chuyển đổi qua lại giữa các kì tính lương.

35ad82c3-edc6-4b70-930d-e80c76a40350.pbs_bo_hr_payroll_md

Payroll STEP1 Report - Báo cáo tính lương theo từng kỳ và từng chính sách cho nhóm tính lương. Tick chọn những chính sách, chế độ cần in báo cáo

234faf72-8738-4865-bbf2-6d5c31eb0136.pbs_bo_hr_payroll_md

Bấm chuột phải chọn Payroll STEP1 Report. Báo cáo xuất ra có dạng

8840c3c6-34ac-41ec-ae9e-b9f7a7f91e97.pbs_bo_hr_payroll_md

Danh sách các chính sách chế độ

Step 1

Mã CSCĐ	Tên CSCĐ	Đối tượng được hưởng CSCĐ	Tháng Chi trả	Phương pháp tính – Entry method
101	13th Salary for August	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng	Đợt 1 (tháng 1- tháng 6) nhận vào tháng 8	Automatic
1011	13th Salary for December	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng	Đợt 2 (tháng 7- tháng 12) nhận vào tháng 12	Automatic
102	Performance	Công ty sẽ cung cấp danh sách các CBNV và mức tiền thưởng theo mẫu có sẵn tại thời điểm thưởng và tải nhập lên hệ thống.	Tùy chọn tháng	Import Excel
103	Excellent performance	Công ty sẽ cung cấp danh sách các CBNV và mức tiền thưởng theo mẫu có sẵn tại thời điểm thưởng và tải nhập lên hệ thống.	Tùy chọn tháng	Import Excel
104	O&G event	Tất cả CBNV đang làm việc đều được hưởng khoản này. Tùy chọn tháng	Import Excel
105	Leave travel (F&A pay)	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tháng 6	Automatic
106	Leave travel (HR pay)	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tháng 6	Automatic
107	House Maint (JAN)	CBNV có HĐLĐ có thời gian làm việc khoảng từ tháng 1 năm trước – tháng 12 năm trước	Tháng 1 năm sau	Automatic
108	Monthly Housing rent	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tất cả	Automatic
109	Clothes Allowance (JUN)	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng	Tháng 6	Automatic
110	Education Children Support (AUG)	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng và có con <=12 tuổi	Tháng 8	Automatic
111	New Year Day	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tháng 12 trước Năm Mới	Automatic
112	Int’l Women Day (8/3)	CBNV nữ có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng 3.	Tháng 3	Automatic
113	King Hungs Anniversary (10/3AL)	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tùy chọn tháng	Automatic
114	VN Woman Day (20/10)	CBNV nữ có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng 10.	Tháng 10	Automatic
115	National Day (2/9)	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tháng 8	Automatic
116	Int’l Children Day (1/6)	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng và có con <15 tuổi.	Tháng 6	Automatic
117	Lunar New Year (FEB)	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tùy chọn tháng	Automatic
118	Lunar Autumn Holiday (SEP)	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng và có con <15 tuổi.	Tháng dương lịch tương ứng với tháng AL có ngày rằm tháng Tám	Automatic
119	Company’s FOUNDATION (4/5)	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tháng 5	Automatic
120	PVN’s FOUNDATION (3/9)	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tháng 9	Automatic
121	30/4	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tháng 4	Automatic
122	5-Jan	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tháng 5	Automatic
123	Invalid-Revol. Martyr (27/7)	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng và là thương binh, bệnh binh	Tháng 7	Select EmplCode
124	VN O&G foundation (27/11)	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tháng 11	Automatic
125	VN Military foundation (22/12)	CBNV là cựu chiến binh và có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng	Tháng 12	Select EmplCode
126	Family mourning	Công ty sẽ cung cấp danh sách các CBNV và mức tiền thưởng theo mẫu có sẵn tại thời điểm thưởng và tải nhập lên hệ thống.	Tùy chọn tháng	Select EmplCode
127	Birthday	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng và có tháng sinh trùng tháng tính lương	Tất cả	Automatic
128	Married	Công ty sẽ cung cấp danh sách các CBNV và mức tiền thưởng theo mẫu có sẵn tại thời điểm thưởng và tải nhập lên hệ thống.	Tùy chọn tháng	Select EmplCode
129	Born baby	Công ty sẽ cung cấp danh sách các CBNV và mức tiền thưởng theo mẫu có sẵn tại thời điểm thưởng và tải nhập lên hệ thống.	Tùy chọn tháng	Select EmplCode
130	Spot award for pupil and student	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng và có con học giỏi nhất, nhì, ba quận huyện trở lên	Tháng 6	Import Excel
131	Annual award for pupil and student	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng và có con học giỏi trong năm.	Tháng 6	Import Excel
132	Transportation	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tất cả	Automatic
133	Attraction allowances	CBNV có loại HĐLĐ được đánh dấu là có Phụ Cấp Thu Hút và đang hiệu lực trong tháng chi trả	Tùy chọn tháng	Automatic
134	Voluntary pension insurance CBNV	Công ty sẽ cung cấp danh sách các CBNV tham gia bảo hiểm tự nguyện và mức tiền theo mẫu có sẵn tại thời điểm tính lương và tải nhập lên hệ thống.	Tất cả	Import Excel
135	Offshore allowance	CBNV có chấm công làm việc ngoài giàn	Tất cả	Automatic
136	Annual Leaves Encash	CBNV có ngày nghỉ phép nhưng không nghỉ và đề nghị chuyển sang thành tiền mặt	Tháng 1	Automatic
137	Trade Unions Fees	Danh sách được PQ cung cấp và import từ file mapping có sẵn	Tất cả	Import Excel
138	Party Dues	Danh sách được PQ cung cấp và import từ file mapping có sẵn	Tất cả	Import Excel
139	Business trip allowance	CBNV có chấm công tác, TS0-BA. Khoản này không thuế	Tất cả	Automatic
140	Import data benefit from SUN	Danh sách được PQ cung cấp và import từ file mapping có sẵn tên là Import From SUN	Tất cả	Import Excel
141	Maternity	Chọn nhân viên được hưởng chế độ nghỉ thai sản	Tất cả	Select Emplcode
198	ADD – Add/Deduct after Tax (Other)	Danh sách được PQ cung cấp và import từ file mapping có sẵn	Tất cả	Import Excel
199	ADD2 – Add/ Deduct before Tax (Other)	Danh sách được PQ cung cấp và import từ file mapping có sẵn	Tất cả	Import Excel

Step 2

Mã CSCĐ	Tên CSCĐ	Đối tượng được hưởng CSCĐ	Tháng Chi trả	Phương pháp tính – Entry method
201	Basic Salary	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tất cả	Automatic
202	OT	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tất cả	Automatic
203	Nightshift allowance	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tất cả	Automatic
204	Offshore allowance	CBNV có chấm công làm việc ngoài giàn	Tất cả	Automatic

Step 3

Mã CSCĐ	Tên CSCĐ	Đối tượng được hưởng CSCĐ	Tháng Chi trả	Phương pháp tính – Entry method
301	Insurance and Union Fees	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tất cả	Automatic
302	Personal Income Tax	CBNV có HĐLĐ đang hiệu lực trong tháng.	Tất cả	Automatic

Q&A

Không hiện dữ liệu hoặc hiện chưa chính xác cột Conv Rate ( tỷ giá đô hiện hành)

Nguyên nhân:

Tỷ giá USD hiện hành cho kỳ tính lương ở tính năng ConvRate không được nhập hoặc nhập chưa đúng

Giải pháp:

Kiểm tra xem tỷ giá USD hiện hành có hay chưa, nếu chưa có thì chọn / Nhập giá đô hiện hành cho kỳ tính lương. Nếu đã có mà tỷ giá USD bị sai thì chọn để chỉnh sửa lại thông in. Quay trở lại tính năng Calculation và bắt đầu lại các bước tính lương.

Không hiện dữ liệu hoặc hiện chưa chính xác cột Base Amount (USD)

Nguyên nhân:

Số tiền cho chính sách ở tính năng Policy chưa được nhập hoặc thông tin bị sai.
Thường xảy ra trong trường hợp chính sách mới được áp dụng hoặc có sự thay đổi về chính sách.

Giải pháp:

Kiểm tra lại chế độ chính sách pbs.BO.HR.PayrollPolicies

Không hiện dữ liệu hoặc hiện chưa chính xác cột Children/ Dependant

Hệ thống không hiện dữ liệu hoặc hiện dữ liệu không chính xác cho cột Children trong chính sách Int'l Children Day (1/6) (JUN), Spot award for pupil and student, annual award for pupil and student hoặc cột Number of Dependants trong chính sách Housing Allowance & Personal Income Tax.

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A có 2 người con, nhưng hệ thống không thể hiện tên ông Nguyễn Văn A trong chính sách Int'l Children Day (1/6) (JUN), Spot award for pupil and student, annual award for pupil and student. Bà Trịnh Thị C có 2 người con, nhưng hệ thống chỉ thể hiện bà chỉ có 1 người con. Ông Lý Văn B có tổng cộng 3 người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh nhưng hệ thống chỉ hiện ông có 1 người phụ thuộc.

Nguyên nhân:

Thông tin người phụ thuộc chưa có hoặc thông tin không chính xác trong tính năng Dependant.

Giải pháp:

Kiểm tra thông tin cần thiết về người phụ thuộc cho nhân viên Employee Dependants

Không hiện dữ liệu hoặc hiện chưa chính xác Base salary (USD)

Hệ thống hiển thị sai mức lương chức danh, hoặc không hiển thị mức lương chức danh của từng nhân viên.

Nguyên nhân:

Không điền thông tin về mức lương chức danh cho nhân viên hoặc nhập sai thông tin mức lương chức danh của nhân viên.

Giải pháp:

Chọn HĐLĐ của nhân viên có lương chức danh bị sai hoặc không hiển thị/ chọn / Chỉnh sửa lại thông tin cột Basic salary (USD)/ Chọn Save để lưu lại thông tin.

Hiển thị sai thông tin chức vụ của CBNV

Hệ thống hiển thị sai thông tin chức vụ của nhân viên dẫn đến khi tính tiền cho các chính sách, chế độ phân theo nhóm chức vụ thì số tiền bị sai.

Nguyên nhân:

Dữ liệu về thông tin chức vụ của nhân viên bị sai trong tính năng Employee Info.

Lỗi thường xảy ra khi có nhân viên mới vào công ty hoặc nhân viên vừa được thăng chức và người dùng chưa thực hiện chỉnh sửa vị trí làm việc của nhân viên.

Giải pháp:

Dùng tính năng Employee Record, Chọn nhân viên có chức danh bị sai/ chọn / Chỉnh sửa lại thông tin mục Position/ Chọn Save để lưu lại thông tin.

Hiển thị sai thông tin tên hoặc ngày sinh của CBNV

Hệ thống hiển thị sai thông tin tên hoặc ngày sinh của nhân viên.

Nguyên nhân:

Do người dùng nhập sai thông tin nhân viên ở tính năng Employee Info

Giải pháp:

Mở tính năng Employee Record. Chọn nhân viên có thông tin bị sai/ chọn / Chỉnh sửa lại thông tin/ Chọn Save để lưu lại thông tin.

_{Updated on : 2021-01-22 17:29:44}. _{by : . at T470-01}.

_{Topic : Period Payroll. pbs.bo.hr.payroll}