Employee Info
Introduction
Employee Info là tính năng lưu trữ hồ sơ nhân viên trong công ty bao gồm thông tin cá nhân, thông tin về ngày bắt đầu làm việc và chấm dứt làm việc tại công ty, thông tin liên hệ và một số thông tin cần thiết khác.
Usage
1. Các thông tin có trong Employee Info
Các phím chức năng có trong tính năng Employee Info
| Nút chức năng | Mô tả chức năng |
|---|---|
 |
Nút chức năng tạo mới nhân viên |
 |
Chỉnh sửa thông tin nhân viên |
 |
Xem chi tiết thông tin nhân viên |
 |
Xóa nhân viên |
 |
Tạo bản sao của nhân viên |
 |
In tất cả các thông tin của toàn bộ nhân viên |
 |
Xem tất cả các thông tin của toàn bộ nhân viên dưới dạng bảng in |
 |
Thực hiện chức năng thống kê số liệu dạng pivot table |
 |
Thực hiện chức năng gửi mail |
 |
Tải nhập dữ liệu nhân viên vào hệ thống |
| Xuất dữ liệu nhân viên |  |
 |
Nút chức năng hiển thị hướng dẫn sử dụng cho người dùng |
2.Hướng dẫn tạo mới nhân viên
Sau khi đăng nhập vào Phoebus, trên màn hình Dashboard, ta click chọn Tab Employee Data Input/ chọn Employee Info để mở tính năng tính năng nhân viên.
Chọn nút chức năng 
để tạo mới nhân viên. Màn hình phần mềm Phoebus sẽ đổi sang giao diện dạng form như sau:
Thông tin các cột dữ liệu
| STT | Tên cột | Ý nghĩa | Ví dụ | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Empoyee Info | ||||
| 1 | Employee code | Mã nhân viên | V001, V002...V012 | |
| 2 | Last Name | Tên nhân viên | An | |
| 3 | First Name | Họ và tên đệm | Nguyễn Văn | |
| 4 | Department | Chọn phòng ban | Phòng Quản lý dự án, Ban giám đốc... | Dữ liệu được lưu trữ trong tính năng pbs.bo.HR.Department |
| 5 | Position | Chọn vị trí chức vụ | Dữ liệu được lưu trữ trong tính năng pbs.bo.HR.Position | |
| 6 | Suspend (Blank/S) | Trạng thái của dữ liệu - Để trống: đang hoạt động. - S: Đã hết hiệu lực |
Những Step sau khi đã Suspend sẽ không thể hiển thị. | |
| 7 | ||||
| 8 | Start Working Date | Ngày bắt đầu làm việc của nhân viên. Khi nhân viên mới được tuyển vào công ty, bắt buộc người dùng phải nhập liệu vào trường dữ liệu này để tính lương. Chọn các trường dữ liệu sau: - Start Date: Ngày bắt đầu làm viẹc - Reason: lý do tuyển mới - Notes: ghi chú thông tin |
Dữ liệu được lưu trong tính năng pbs.bo.HR.EMM. | |
| 9 | End Working Date | Ngày kết thúc làm việc của nhân viên. Khi nhân viên chấm dứt làm việc tại công ty, người dùng phải chọn nhân viên và chỉnh sửa trường dữ liệu này. Trường dữ liệu bao gồm: - End Date: Ngày kết thúc làm việc -Reason: lý do nghỉ ( nghỉ hưu, hết thời hạn HĐLĐ, thôi việc trước thời hạn, mất việc làm, tự ý bỏ việc, sa thải do kỷ luật...) - Notes: ghi chú thông tin |
Dữ liệu được lưu trong tính năng pbs.bo.HR.EMM | |
| 10 | Onshore/ Offshore | Ghi nhận nhân viên làm việc trên bờ hay làm việc ngoài giàn -ONSHORE: trên bờ - OFFSHORE: làm việc ngoài giàn |
||
| General Information | ||||
| 1 | Gender | Giới tính +M: Male – Nam +F: Female – Nữ +M: Male/ Female |
||
| 2 | Date of Birth | Ngày sinh của nhân viên | ||
| 3 | Tile | |||
| 4 | Id card No | Số CMND | ||
| 5 | Issue Date | Ngày cấp CMND | ||
| 6 | Issue By | Nơi Cấp CMND | ||
| 7 | Marital Status | Tình trạng hôn nhân | ||
| 8 | Place of birth | Nơi sinh | ||
| 9 | Nationality | Quốc tịch | ||
| 10 | Passport No | Số hộ chiếu | ||
| 11 | Emergency contact | Người liên hệ tronng trường hợp khẩn cấp ví dụ như người thân, bạn bè... | ||
| 12 | Emergency Contact Phone | Số điện thoại liên lạc trong trường hợp khẩn cấp. Có thể là số người thân, bạn bè... | ||
| 13 | Cell Phone/ home Tel | Số điện thoại liên lạc | ||
| 14 | Office e-mail | Email công ty | ||
| 15 | Personal E-mail | Email cá nhân | ||
| Address | ||||
| 1 | Permanent Addr | Địa chỉ thường trú | ||
| 2 | Permanent City | Thành phố thường trú | ||
| 3 | Current Addr | Địa chỉ tạm trú | ||
| 4 | Current City | Thành phố tạm trú | ||
| Extended Info | ||||
| 1 | Bank Account | Số tài khoản ngân hàng | ||
| 2 | Beneficiary name | Chủ tài khoản | ||
| 3 | Qualification | Bằng cấp chứng nhận | ||
| 4 | Bank Name | Tên ngân hàng | ||
| 5 | Số sổ BHXH | Số sổ Bảo hiểm xã hội | ||
| 6 | Level of Qual | Trình độ học vấn | ||
| 7 | Số ngày phép năm | Timesheet | ||
| 1 | TimeSheet Verify By | Người phê duyệt timesheet của nhân viên | ||
| 2 | TimeSheet Level 1 | |||
| 3 | Level 1 – backup | |||
| 4 | Level 1 – bakup | |||
| 5 | Level 3- Entry |
Sau khi điền các thông tin cần thiết ta nhấn nút Saveđể lưu lại thông tin nhân viên mới tạo. Ngoài ra trong trường hợp người dùng muốn giảm thiểu thời gian thao tác tạo mới, người dùng có thể tạo nhiều bản sao của nhân viên hoặc tải nhập dữ liệu từ file excel theo hướng dẫn ở mục bên dưới.
3.Hướng dẫn tạo bản sao
Để tạo nhiều bản sao nhân viên ta tick chọn nhân viên cần tạo bản sao rồi nhấn nút Copy. Hệ thống sẽ hiện ra giao diện form với các thông tin giống với nhân viên ta tick chọn. Ta chỉ việc thay đổi một số thông tin và nhấn nút Save để lưu lại nhân viên mới tạo.
4.Hướng dẫn tải nhập dữ liệu
Để tải nhập dữ liệu từ file excel bên ngoài vào hệ thống ta phải thực hiện Transfer in bằng 2 cách
- Phương pháp 1: Tải nhập dữ liệu bằng Read File.
Phương pháp tải nhập dữ liệu bằng Read File áp dụng trong trường hợp người dùng sử dụng 1 file template excel có cấu trúc tương ứng với cấu trúc của hệ thống.
Ở góc trên bên phải màn hình chọn nút chức năng TransferIn. Chọn Open. Chọn file template cần tải nhập/ chọn Open/ Read File. Hệ thống sẽ tự động cập nhật dữ liệu trong file template.
Kiểm tra lại thông tin tải nhập và lưu thông tin bằng cách nhấn nút
Phương pháp 2: Tải nhập dữ liệu bằng Read Clipboard. Phương pháp tải nhập dữ liệu bằng Read clipboard áp dụng trong trường hợp người dùng không có file template mẫu để tải nhập nhân viên. Người dùng có thể sử dụng file excel bất kỳ để tải nhập tuy nhiên file excel đó tối thiểu phải chứa cột dữ liệu ghi nhận thông tin cơ bản về nhân viên.
Điền dữ liệu vào file excel có thông tin cơ bản về nhân viên
Quét chọn toàn bộ dữ liệu, nhấn chuột phải chọn Copy hoặc tổ hợp phím Ctr+C.
Vào Phoebus, ở góc trên bên phải màn hình chọn nút chức năng /Chọn Read Clipboard. Hệ thống sẽ tự động cập nhật danh sách các nhân viên.
-Lưu thông tin bằng cách nhấn nút
5.Hướng dẫn chỉnh sửa thông tin của nhân viên
Để chỉnh sửa thông tin của 1 hay nhiều nhân viên ta tick chọn những nhân viên cần chỉnh sửa rồi chọn nút , hệ thống sẽ hiện ra giao diện Edit list, để chỉnh sửa dòng dữ liệu nào, ta chỉ việc click chuột vào dòng dữ liệu đó và bắt đầu chỉnh sửa. Sau khi chỉnh sửa thông tin xong ta sẽ chọn để lưu trữ.
6.Hướng dẫn xóa nhân viên
Để xóa 1 hay nhiều nhân viên ta tick chọn những nhân viên cần xóa rồi chọn nút , hệ thống sẽ hiện ra câu thông báo hỏi người dùng có chắc chắn muốn xóa nhân viên này hay không, nếu người dùng chắn chắn muốn xóa thì nhấn OK, ngược lại nhấn Cancel
7.Hướng dẫn xóa ngày bắt đầu/ ngày kết thúc của nhân viên khi nhập trùng.
Lỗi:
Khi tính lương hệ thống hiện tên nhân viên Expat Hoặc Người dùng nhập liệu nhầm vào phần dành cho Vietnamese Employee
Nguyên nhân: Trường hợp xảy ra do người dùng nhập sai thông tin Employee Info của Expat. Thay vì nhập vào mục dành cho Expat Employee dòng Start Working Day thì người dùng lại nhập nhầm sang mục dành cho Vietnamese Employee Giải pháp:
- Vào màn hình chính Dashboard
- Chọn tab Employee Data Input/ tính năng Employee Info
- Chọn Nhân viên/ chọn / Kiểm tra xem thông tin Start Working Day của nhân viên Expat có nhập đúng vào mục dành cho Expat Employee hay chưa, nếu chưa thì người dùng chọn
+Vào biểu tượng Command / gõ dòng lệnh pbs.BO.HR.EMM/in
+Lọc mã nhân viên bị sai thông tin
+Tick chọn nhân viên bị sai thông tin/ chọn -Quay trở lại tính năng Calculation và bắt đầu lại các bước tính lương.
Updated on : 2020-03-12 14:16:37. by : tung@spc-technology.com at T470-01.
Topic : Employee Record. pbs.bo.hr.emp