SPC có đinh kèm file Bat mẫu, người dùng chọn file rồi click chuột phải. File sẽ tự động chuyển thành dạng Notepad. Người dùng chỉnh lại thông tin ở những mục sau:

Thông tin của user Phoebus. Ví dụ user ADM, pass là 123456, Database TES, tên Mail là mailprofile và Phương pháp gửi là = S (Send Immediately)
d = SKL, CTG là database áp dụng chạy file Batch này.

Trong file Bat này sẽ quy định câu lệnh tạo mail và gửi mail. Chỉ cần chạy file này hệ thống sẽ Generate mail và gửi cho người dùng.

Sau khi chỉnh sửa thông tin, người dùng lưu lại. Sau đó click đôi vào file để chạy thử.

Mail Setup / pbs.Bo.Mail.MailSetup

Là tính năng định nghĩa 2 services: mail đi (SMTP) và mail đến (POP3 hoặc IMAP) dùng cho Phoebus.

Thiết lập này dùng cho toàn hệ thống để gửi/ nhận email. Đối với các dịch vụ reminder/notification/MCD khác nhau. Ta có thể định nghĩa riêng từng tài khoản email cho chúng với tính năng mail service pbs.BO.Mail.MailService

Lưu ý: Phần này sẽ do bộ phận IT nắm. Ngoài ra, do dịch vụ này phải được đăng ký ngay khi chương trình bắt đầu chạy, sau khi cài đặt xong, ta phải thoát ra và chạy lại chương trình.

Đọc thêm hướng dẫn tại: pbs.BO.Mail.MailSetup

Mail Composer Template / pbs.BO.Mail.MCT

Tính năng này dùng để thiết kế body email. Tuy nhiên, chức năng này được chỉnh sửa bằng version 3.5.

Hiện nay ta có các giải pháp tương tự với nhiều ưu điểm hơn để tạo body mail như Snap Report và Format Text

Thường thì MCT sẽ không được sử dụng phổ biến như trước, mà Sơn Kim đã chuyển sang dùng Template Excel đối với những bước phê duyệt yêu cầu mua hàng.

Đọc thêm hướng dẫn tại: pbs.BO.Mail.MCT

Mail Composer Definition / pbs.BO.Mail.MCD

Tính năng này dùng để định nghĩa một profile bao gồm:

Tạo email tự động theo cơ chế Mail Merge
Thiết lập các tham số để gửi email đi như: Service, email người gửi, gửi liền hay để trong hộp thư cho server gửi đi sau với PhoebusCmd.

Thông tin chi tiết của Mail Composer Definition như sau:

Tên Trường Dữ Liệu Field Name	Chi Tiết Description	Danh Mục Tham Chiếu Ví Dụ - Ghi Chú Lookup List – Eg. - Note
Code	Mã MCD
Supend	Trạng thái hoạt động
Data Access Group	Nhóm phân quyền
No Approval	Không thông qua bước Approve mail
Mail Service	Mail Service	Chọn từ Tính năng pbs.BO.Mail.MailService
Sender	Email người gửi
Inquiry Code	Mã truy vấn	Chọn từ Tính năng QD
Key Column	Cột chủ đạo	Chương trình sẽ nhìn vào cột này, nếu thấy đã gửi rồi thì không gửi nữa.
Send Immediately	Gửi mail ngay khi vừa tạo
To Outbox	Tạo mail trong hộp thư
To Folder	Tạo mail vào thư mục
Excel/Pdf/Html	Định dạng mail
No Attachment	Không có tài liệu đính kèm
Parameters
Parameter 1…20	Tham số được gắn ở MCT sẽ quy định ở đây

Ví dụ: Ta tạo một MCD cho việc Chấp nhận yêu cầu mua hàng. Thì người dùng nhập thông tin như hình.

Ngoài ra, template DBL_RF_MAILAPPROVE sẽ là nội dung gửi mail khi yêu cầu phê duyệt được chấp nhận.

Sau đây là nội dung template Excel:

Đây là nội dung mail sau khi được phê duyệt:

Đọc thêm hướng dẫn tại pbs.BO.Mail.MCD

Mail Oubox / OBX

Mail OutBox là tính năng liệt kê các mail đã tạo, đã gửi hoặc chưa gửi, đã duyệt hoặc chưa phê duyệt.

Ở trên thanh công cụ sẽ cho phép người dùng xem nội dung email, chỉnh sửa, phê duyệt và gửi mail cho người đã quy định sẵn.

Task Scheduler

Đây là tính năng trên Window, người dùng vào Task Scheduler để setup thời gian quét file Bat.

Bước 1: Mở Task Scheduler
Bước 2: Vào Tab Action > Create Basic Task > Name & Description: Reminder
Bước 3: Trigger chọn Daily/ Weekly (tùy thuộc vào quy trình công ty) > Quy định ngày, giờ bắt đầu và lần lặp
Bước 4: Action > Start a program > Browse > Chọn file Bat ở mục 2.1 > Finish.

Đọc thêm hướng dẫn tại: https://quantrimang.com/nhung-tac-vu-windows-tu-dong-hoa-bang-task-scheduler-145895

Lưu ý: Setup Task Scheduler này ở máy Server.