Tạo công nợ (Generate Receivables) |
  
|
| Show/Hide Hidden Text |
Tạo công nợ (Generate Receivables) |
|
| Show/Hide Hidden Text |
|
Trong lĩnh vực bán Bất động sản, giá trị của đối tượng mua bán (Unit) thường rất lớn. Người bán thường đưa ra sơ đồ thanh toán làm nhiều đợt (Installement).
Sau khi hợp đồng được ký kết, hệ thống sẽ có thể tự động tạo ra các đợt thanh toán một cách tự động dựa vào 5 thông tin sau:
Các thông tin trên mẫu tin Hợp đồng (Contract - pbs.BO.RE.CTR) |
|
|---|---|
1. Giá trị hợp đồng |
Được khai báo ở ô giá trị hợp đồng Amount. |
2. Ngày bắt đầu hợp đồng |
Sẽ ngày bắt đầu cho các đợt thanh toán, khai báo ở ô Start Date |
3. Phương thức thanh toán |
Được khai báo ở ô Payment Terms của hợp đồng. Chú ý: Phương thức thanh toán (Payment Terms) nếu không được khai báo trong Hợp đồng thì sẽ được xác định theo thứ tự như sau: 1.Tìm phương thức thanh toán trong Unit (pbs.BO.RE.PRO) 2.Nếu Unit không chứa thông tin này, thì tìm phương thức thanh toán trong tầng (Floor) của Unit đó (pbs.BO.RE.FLR) 3.Nếu Floor không chứa thông tin này, thì tìm phương thức thanh toán trong tòa nhà (Block) của Floor đó (pbs.BO.RE.BLK) 4.Nếu Block không chứa thông tin này, thì tìm phương thức thanh toán trong Dự án (Project) có Block đó (pbs.BO.RE.PRJ) |
Thông tin trên Mẫu tin BĐS (Property - pbs.BO.RE.PRO) |
|
4. Chi phí sử dụng đất |
Được ghi nhận ở ô Fee Amount |
Thông tin trên tính năng Định nghĩa BĐS (Estate Business Definition - pbs.BO.RE.RED) |
|
5. Tỷ suất thuế (VAT 10%) |
Được ghi nhận ở Tax Rate |
Tính năng Tạo công nợ từ Payment Terms được chạy tự động từ tính năng Generate Contract Receivables.
Giao diện và các điểm cần lưu ý ở tính năng Generate Contract Receivables như sau:
Tính năng này kiểm soát công nợ phải thu và kế hoạch thanh toán từng đợt phải khớp với nhau. Thông tin trên bảng này gồm có 2 phần:
❑Các cột thể hiện dữ liệu theo kế hoạch: Date, Amount, Tax Amount, Fee Amount
❑Các cột được chương trình tính toán: Generated Net, Generated Tax, Generated Fee
Trong đó, điểm cần chú ý là:
▪Các cột kế hoạch (Date, Amount, Tax Amount, Fee Amount) được xác định bằng 5 yếu tố trên.
▪Các cột Generated (Net, Tax và Fee) là con số đã được tạo ra trên sổ công nợ để thu tiền khách hàng (xem mục Generate Debit bên dưới).
▪Cột Due Date là thời gian đến hạn của đợt thanh toán được ghi vào sổ công nợ cũng phải khớp với cột Date của kế hoạch. Cột Due Date này rất quan trọng và dùng để dự báo luồng tiền sắp thu về (Forecast) và tính toán các khoản nợ quá hạn. Do đó, khi kế hoạch các đợt thanh toán thay đổi thì ta phải điều chỉnh để thay đổi Due Date tương ứng trên sổ công nợ (xem mục Update Due Date bên dưới).
Khi các cột này giống nhau, thì cột Status sẽ có giá trị OK (nghĩa là kế hoạch và thực tế là khớp nhau).
Đối với các hợp đồng chưa thực hiện thao tác Generate Debit thì các cột Generated (Net, Tax và Fee) sẽ trống. Để thực hiện tạo công nợ: 1.Chọn các dòng cần tạo công nợ và tiến hành tạo bút toán phải thu bằng cách bấm nút Generated Debit. 2.Chương trình sẽ xuất hiện màn hình Journal Import > bấm nút Post Rough/Post để tải nhập các dòng nhật ký công nợ vào hệ thống.
|
Khi kế hoạch thanh toán thay đổi, người dùng thực hiện điều chỉnh như sau: 1.Kiểm tra các cột kế hoạch và các cột Generated xem có khác biệt hay không 2.Cập nhật Due Date: chọn các dòng cần cập nhật và bấm nút Update Due Date. 3.Cập nhật giá trị. Có 2 cách thực hiện: a)Cập nhật phần chênh lệch bằng cách chọn các dòng khác biệt và bấm nút Generated Debit một lần nữa, hệ thống sẽ ghi nhận các số chênh lệnh để khớp giữa kế hoạch và thực tế. Cách này có khuyết điểm là các khoản điều chỉnh sẽ làm mỗi đợt thanh toán chứa nhiều dòng nghiệp vụ, khó theo dõi cho người sử dụng. b)Xóa các nghiệp vụ cũ và thực hiện lại thao tác Generated Debit một lần nữa. Để xóa các dòng nghiệp vụ cũ, người dùng chạy Truy vấn hợp đồng (Contract Inquiry - pbs.BO.RE.CTRQ) hoặc click đôi chuột lên bất kỳ dòng nào của bảng để mở truy vấn hợp đồng. Ở màn hình Contract Inquiry > tick chọn các dòng > bấm nút Clear để xóa nghiệp vụ được chọn. Chú ý: chỉ các nghiệp vụ chưa được phân bổ (Allocation là trống) và Journal Type là ARJ (Account Receivable Journal) mới có thể được xóa.
|
________________________
Updated date: 01/08/2016
