DOCUMENT MANAGEMENT DEFINITION

Giới thiệu

Document Management Definition quy định những quy tắc chung nhất về cách thức Phoebus lưu trữ các tài liệu liên kết.

Tài liệu liên kết có thể được lưu trữ bằng các hình thức :

  1. Tệp trên shared folder trong mạng nội bộ.

  2. SQL File Stream

  3. Azure Blob

  4. Azure File Storage.

Chức năng này thiết lập các quy tắc của hệ thống lưu trữ tài liệu đính kèm (document Link)

Sử dụng

image0

image1

Storage Service Diễn giải
Local File Service Tài liệu liên kết sẽ được lưu trữ tại 1 shared folder trong mạng nội bộ. Vị trí shared folder phải truy cập được bởi các máy tính sử dụng tính năng Document Link.

Đây có thể là vấn đề nếu như hệ thống được triển khai trong mạng nội bộ không sử dụng Active Directory Service (AD) vì việc truy cập shared folder từ máy con không được chắc chắn như khi sử dụng AD.

Bù lại sử dụng Local file Service sẽ giúp các thao tác đính kèm nhanh hơn nhiều so với các tùy chọn khác.

image2

Trong ví dụ trên ta cần mở 1 shared folder P:\DocumentLinkStorageLocation\ trong mạng nội bộ.
SQLFileStreamService Sử dụng tùy chọn này để lưu trữ các tệp đính kèm vào thẳng CSDL SQL.

Tùy chọn này đảm bảo việc lưu trữ dễ dàng các tài liệu mà không cần quan tâm đến việc tạo và ban quyền truy cập đến folder shared.

Nếu kích thước tài liệu giới hạn khoảng 5 mb trở lại và client nằm trong mạng nội bộ. Đây là tùy chọn an toàn mà vẫn đảm bảo tốc độ.

Trước khi sử dụng tùy chọn này, ta phải chạy lệnh Build Table để tạo các bảng lưu trữ trong CSDL.
pbs.BO.Azure.ClientDocument Tùy chọn này bắt đầu hoạt động từ version 4.5.5.446.

Trên đám mây của SPC có 1 nơi sẽ lưu trữ toàn bộ các tệp document link của khách hàng. Không gian lưu trữ không giới hạn này được cung cấp miễn phí cho toàn bộ khách hàng đã đăng ký của SPC.

Mỗi khách hàng của SPC sau khi đăng ký bằng pbs.BO.PS.EntitySettings sẽ có mã khách hàng chính là Registered Tax ID

Registered Tax ID sẽ được sử dụng làm tên thư mục lưu trữ trên đám mây của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh nên có mã là Registered Tax ID + mã chi nhánh

Mobile : Phoebus API có thể sẽ trả về hình ảnh và tài liệu đính kèm trong infolist và editable nếu câu lênh trích xuất có thêm options: $doclink=Y

ví dụ : https://phoebusrestapi.azurewebsites.net/PhoebusAPI/pbs_bo_crm_cus?$doclink=Y.

Không gian lưu trữ này được dùng chung với nhóm tính năng Document Summary
pbs.BO.Azure.DocLinkBlobService Nếu khách hàng không muốn sử dụng thư mục miễn phí của SPC để lưu trữ. Họ có thể tạo tài khoản Azure Storage của riêng mình để đảm bảo tính bảo mật. Thông tin tài khoản của khách hàng sẽ được nhập vào thông qua Setup Azure Storage Account for Document Link
pbs.BO.Azure.DocLinkFileService Tương tự pbs.BO.Azure.DocLinkBlobService nhưng chi phí lưu trữ sẽ cao hơn. Bù lại khi dung FileService, khách hàng có thể map ổ đĩa đám mây này thành ổ đĩa shared trong mạng nội bộ. Sẽ dễ dàng backup và truy cập như local folder trong mạng nội bộ Setup Azure Storage Account for Document Link

Document link lưu trữ tài liệu cho từng entities riêng biệt. Nếu hệ tài liệu này dùng chung cho nhiều entity. Tùy chọn One Document Storage sẽ được bật lên.

Nếu tùy chọn One Document Storage là OFF, các truy các mẩu tin DOL trong sẽ luôn có mã DTB = current entity. Ngược lại, các truy vấn này có thể kết hợp tài liệu liên kết của nhiều entity cùng lúc.

Thiết lập SQL Server để dùng tùy chọn SQL File Stream :

Phân quyền truy cập tài liệu liên kết

Tài liệu liên kết khi được truy vấn có thể phân quyền truy cập theo Data Access Group

Để thực hiện, ta cần thiết lập cột chứa thông tin Data Access Group. Ta phải chọn 1 trong 10 cột D0..D9 vào ô Dag Column

Xem thêm

Updated on : 2021-10-11 15:21:47. by : . at 10.0.0.8.

Topic : Document Link Settings. pbs.bo.dm.dmd