Tính năng Business Document Header là một cái vỏ mô tả những thông tin chung của đối tượng Workflow, giúp cho những kiểu dữ liệu khác nhau (Business Object) sử dụng được trong Workflow.

Người thiết kế Workflow chỉ cần định nghĩa Mapping cho các cột của đối tượng (Business Object) vào các cột của bảng đối tượng chung của Workflow là Business Document Header (pbs.BO.PFD) khi định nghĩa đối tượng của Workflow (Business Document - pbs.BO.PBF)

Các Workflow có thể xử lý tất cả các loại dữ liệu có trong hệ thống, nhưng cấu trúc của các loại dữ liệu này hoàn toàn khác nhau, không có điểm chung. Khi đó, Business Document Header tạo ra một cấu trúc dữ liệu chung để theo dõi các form từ Business Object, danh mục các trường dữ liệu trong Mapping Column chính là cấu trúc chung này. Khi Submit một đối tượng dữ liệu vào Workflow ta sẽ cần sao chép một phần dữ liệu gốc (Business Object) sang cấu trúc chung, cộng thêm các thông tin như người xử lý, đối tượng xử lý, tình trạng xử lý, ngày xử lý, ...

Như vậy, ta sẽ thực hiện thao tác Mapping ngay tại tính năng Business Document (pbs.BO.PBF) mà không cần phải truy cập vào Business Document Header (pbs.BO.PFD).

Nếu không thực hiện Mapping, dữ liệu của mẫu tin chung (pbs.BO.PFD) sẽ được tự động tạo ra nhưng khó có thể phân biệt được chi tiết của các loại thông tin khác nhau.

Sau khi định nghĩa Loại tài liệu cần xử lý (pbs.BO.PBF), Mapping dữ liệu vào bảng cấu trúc chung (pbs.BO.PFD) thì tính năng New Document sẽ là bước nhập liệu thông tin vào form để Submit vào luồng công việc Workflow. Điều này có nghĩa là các đối tượng dữ liệu (Business Object) khi tham gia vào Workflow sẽ sử dụng tính năng New Document để liên kết đến giao diện nhập liệu của từng tính năng.

Nguyên tắc hoạt động của New Document

❑Khi mở New Document, hệ thống sẽ hiện cửa sổ danh sách biểu mẫu nhập liệu (định nghĩa tại Business Document - pbs.BO.PBF) để hỏi mở form cho DocCode nào.

❑Giao diện của form nhập liệu sẽ được liên kết với một đối tượng dữ liệu (Business Object) hoặc với Form từ Template Excel được khai báo ở tính năng định nghĩa Business Document.

❑Khi tạo mới một tài liệu (New Document) cho Workflow thì câu lệnh thực sự sẽ là Business Object/subForm = DocCode

Ví dụ, định nghĩa Business Document có DocCode là SO (Service Order), Class Name liên kết tới pbs.BO.PO.PO thì khi tạo tài liệu mới cho Worklow sẽ mở lệnh pbs.BO.PO.PO/SO

❑Tài liệu cần xử lý sau khi nhập và đưa vào Workflow sẽ được ghi nhận ở tính năng Business Document Header (pbs.BO.PFD)

Các nút tính năng khi nhập mới tài liệu

❑Save: tạm thời lưu

❑Submit:

Tính năng Document Inquiry liệt kê toàn bộ các tài liệu được sử dụng trong Workflow.

Tính năng này giúp người dùng:

❑Tìm tự do tài liệu trong hệ thống theo các tiêu chí truy vấn

❑Truy vấn tài liệu nhanh chóng bằng việc mở lại các tiêu chí truy vấn đã lưu

❑Thiết lập cố định các tiêu chí truy vấn dữ liệu thường xuyên sử dụng

Phoebus cho phép người dùng có thể thiết kế tiêu chí truy vấn và lưu lại các truy vấn thường dùng khi bấm vào nút .