Management Reports ^query

Giới thiệu

Báo cáo quản trị là nhóm chức năng quan trọng bậc nhất của phần mềm quản trị kinh doanh. Bộ báo cáo quản trị trong doanh nghiệp có nhiệm vụ trình bày tình hình hoạt động kinh doanh từ nhiều góc cạnh.

Một hệ thống báo cáo tốt phải có những tính chất sau theo thứ tự ưu tiên:

1. Dễ hiểu

Người sử dụng các báo cáo quản trị thường được sử dụng bởi nhân sự ở chức vụ quản lý. Họ cần hiểu và trình bày cho người khác hiểu các con số trên báo cáo một cách trực quan nhất.

Người đọc báo cáo ở vị trí càng cao thì trình bày lại càng phải đơn giản. Một hệ thống tốt phải kết nối liền lạc các báo cáo nhiều cấp bậc lại với nhau. Người quản lý mức cao muốn hiểu sâu hơn con số tổng hợp có thể xem các báo cáo tổng hợp khác ở mức thấp hơn.

2.Nhất quán.

Các báo cáo quản trị thường phân tích 1 con số từ nhiều góc cạnh.

Ví dụ: Con số doanh thu được phân tích theo các góc nhìn: Nguồn doanh thu, thị trường, sản phẩm, thời gian, tổng hợp, chi tiết. Cho dù ở góc nhìn nào đi nữa thì tất cả các phân tích đều phải diễn giải chung 1 con số giống nhau - chính là doanh thu tổng. Các báo cáo thiết kế kém, tệ hại thường có những sai sót ngớ ngẩn về tính nhất quán. Kiểu như cộng doanh thu toàn bộ các vùng miền khác với cộng doanh thu theo sản phẩm.

Những sai lầm ngớ ngẩn này xảy ra do cách thiết kế báo cáo từ chi tiết -> tổng quát. Người thiếu kinh nghiệm sẽ nhặt các con số theo các mã phân tích chi tiết. Nhặt doanh số miền bắc, doanh số miền nam, doanh số miền trung rồi cộng lại. Nếu dữ liệu sót một vài nghiệp vụ thiếu mã phân tích vùng miền thì tất nhiên cộng lại sẽ bị thiếu so với doanh thu tổng.

Người có kinh nghiệm luôn tuân theo nguyên tắc khi thiết kế báo cáo : Phải thiết kế từ con số tổng, rồi tách ra theo từng góc cạnh cần phân tích. Khi đó dù cho dữ liệu có sai đi nữa thì người đọc sẽ thấy ngay vùng dữ liệu bị lỗi.

Tính nhất quán còn có ý nghĩa con số giữa các báo cáo phải khớp nhau. Ví dụ phân tích doanh thu kiểu gì đi nữa, nhưng tổng lại phải khớp với mục doanh thu trên bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Khi khách hàng hỏi support tại sao dữ liệu giữa 2 báo cáo khác nhau - điều đó có nghĩa là các báo báo thiết kế chưa tốt. Báo cáo tốt sẽ phải thể hiện cả những mục dữ liệu lỗi và giải thích cho người đọc những dữ liệu nào bị sai.

Để đảm bảo tính nhất quán, đầu tiên ta phải sắp xếp phân loại báo cáo theo mức độ tổng hợp (level). Khi viết xong một báo cáo mới ta phải đảm bảo rằng kết quả khi cộng lại phải khớp với những báo cáo ở level phía trên nó.

3.Không dấu lỗi

Báo cáo dấu lỗi là báo cáo dùng các chiêu thức kỹ thuật để đưa ra kết quả đúng ngay cả khi dữ liệu bị sai ở đâu đó. Điều này không có gì tốt nếu nhìn ở vị trí quản lý. Tương tự như một cơ thể mang bệnh nhưng chỉ uống thuốc giảm đau để trông có vẻ khỏe khoắn nhưng bên trong vẫn còn các vấn đề cần giải quyết.

Báo cáo quản trị phải phản ánh Trung thực dữ liệu được ghi chép trong CSDL. Nếu dữ liệu sai, cái sai đó cũng phải thể hiện lên báo cáo để người đọc biết mà hỏi người có trách nhiệm. Người có trách nhiệm biết mà điều chỉnh hoặc hỏi support. Người support biết mà hoàn thiện hệ thống để những lỗi sai như vậy không lặp lại nữa.

Báo cáo dấu lỗi thì chỉ dấu được trên 1,2 báo cáo chứ không thể dấu trên toàn bộ hệ thống. Trước sau gì lỗi cũng xuất hiện ra ở đâu đó.

Từ trước tới nay, các báo cáo thường được thiết kế toàn bộ trên template. Nền tảng này cơ động, dễ làm nhưng cũng ẩn chứa nguy cơ. Nó rất phù hợp cho các hệ thống nhỏ. Đối với các hệ thống lớn, nó cần sự hỗ trợ mạnh hơn để phát huy ưu điểm và khắc phục hạn chế.

Management Reports là cố gắng đầu tiên để nâng cấp công cụ thiết kế các báo cáo quản trị trong Phoebus.

Theo sơ đồ trên, đầu tiên ta sẽ định nghĩa trên toàn hệ thống các bảng dữ liệu chung như : Bảng doanh thu, bảng chi phí, bảng tài sản ....

với những tiêu chí chung nhất. Ví dụ Doanh thu = Toàn bộ nghiệp vụ ghi vào tài khoản Doanh thu (511..511z). Ta sẽ sử dụng các bảng này ở nhiều nơi, bằng cách này, ta sẽ chắc rằng ở những nơi trình bày về doanh thu, nó sẽ khớp với con số tổng.

Sử dụng

Chức năng này là điểm bắt đầu của cụm tính năng liên quan tới báo cáo quản trị.

Code

Mã hiệu của thiết lập này.

Name

Tên báo cáo.

Suspend

Đánh dấu tình trạng tạm đóng của báo cáo.

DataAccessGroup

Nhóm truy cập của báo cáo.

Report Template

Chọn mã hiệu mẩu tin Report Definition (RD) hoặc nhập mã hiệu của template báo cáo.

Survey

Mã hiệu của Survey mà chương trình sẽ hỏi người chạy báo cáo các tham số khi chạy.

Data Tables

Danh mục các bảng dữ liệu nguồn sử dgungj cho báo cáo.

Rows

Mô tả các dòng xuất hiện trên báo cáo, cấu trúc của chúng và dữ liệu được lấy ra cho chúng.

Columns

Mô tả các cột báo cáo, Bảng dữ liệu liên quan và tiêu chí trích xuất dữ liệu cho từng cột.

Parameters

Các tham số default của báo cáo. Những thông tin này sẽ được kết hợp với Survey để có tham số chạy thực tế.

Report Descriptions

Diễn giải chi tiết ý nghĩa của báo cáo dành cho người sử dụng cuối. Cũng như cách nhập tham số để chạy.

Publishing

Thông tin dùng để gửi mail cho người đăng ký nhận báo cáo.

Ta có lệnh PublishReport để tự động tạo báo cáo trên server và gửi cho những người đăng ký nhận báo cáo định kỳ.

Thêm mới báo cáo với tính năng Management Report Definition

Chạy báo cáo với tính năng ẩn ManagementReport

Xem thêm

_{Updated on : 2021-01-26 11:15:23}. _{by : . at T470-01}.

_{Topic : Management Reports. pbs.bo.report.managementreports}

Management Reports query