Cash Check - Kiểm đếm quỹ tiền mặt
Giới thiệu
CashCheck là chức năng giúp kiểm kê số tiền thực tế của ngân quỹ.
Thông qua việc đối chiếu số tiền thực tế với số tiền đã được ghi nhận trong sổ kế toán, CashCheck giúp kế toán dễ dàng xác định được sự chênh lệch giữa số tiền thực tế và ghi sổ nhật ký điều chỉnh.
Tùy theo yêu cầu quản trị của đơn vị mà ta quy định tần suất thực hiện việc kiểm đếm này.
Các thông tin kiểm kê được ghi nhận trong tính năng CashCheck bao gồm:
Thông tin về đợt kiểm kê như: số biên bản kiểm kê, ngày kiểm kê, kiểm kê đến ngày,…
Những người tham gia kiểm kê
Sự chênh lệch giữa số tiền kiểm kê thực tế và sổ kế toán: thể hiện tại các cột Account Balanc, Actual Balanc, Difference Amount, Adjusted Amount
Những mục đã được kiểm kê: mệnh giá tiền, số lượng,…
Kết quả kiểm kê: nguyên nhân, kết luận
Sử dụng
Danh mục các đợt kiểm kê trình bày các đợt kiểm kê, ngày kiểm kê, tài khoản kế toán, loại tiền tệ. Số tiền ghi nhận trên sổ kế toán, số tiền kiểm kê và chệnh lệch.
Cột JournalNo thể hiện số nhật ký điều chỉnh chênh lệch nếu có. Ta có thể bấm chuột phải để mở nhật ký kiểm kê liên quan
Quy trình kiểm kê tiền mặt tại quỹ
1. Định nghĩa tài khoản tiền mặt
Trước khi sử dụng tính năng này, người dùng cần định nghĩa các tài khoản nào là tài khoản tiền mặt tại LA Settings. Nếu không định nghĩa chuỗi tài khoản 111..111z sẽ được ngầm sử dụng.
Ngoài ra ta cần định nghĩa thêm các tài khoản dùng để điều chỉnh:
- Tài khoản ghi nhận điều chỉnh chênh lệch khi kiểm thừa (để trống chương trình sẽ sử dụng
3381) - Tài khoản ghi nhận điều chỉnh chênh lệch khi kiểm thiếu (để trống chương trình sẽ sử dụng
1381)
2. Tiến hành kiểm kê
Khi kiểm tra tiền mặt tại quỹ, đơn vị cần thành lập hội đồng kiểm kê bao gồm: giám đốc, kế toán trưởng, kế toán vốn bằng tiền, thủ quỹ và các thành viên khác.
Hội đồng kiểm kê sẽ tiến hành đếm số tiền thực tế tại quỹ và đối chiếu với số tiền trong sổ kế toán sau đó tiến hành lập biên bản kiểm kê báo cáo kết quả kiểm kê.
Để lập báo cáo kết quả kiểm kê trên phần mềm, người dùng cần ghi lại kết quả kiểm kê theo hướng dẫn nhập liệu sau:
Header
| Tên trường dữ liệu | Diễn giải | Default Lookup | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Reference* | Số biên bản kiểm kê | ||
| AccntCode | Tài khoản Petty cash cần kiểm kê. | Khi nhập loại tiền cần kiểm kê, chương trình sẽ tìm tài khoản Petty Cash có ConvCode trùng với loại tiền đang kiểm đếm. Nếu ConvCode = định nghĩa Base Curency Code trong pbs.BO.LA.LD , chương trình sẽ lấy các tài khoản petty cash có mã ConvCode là trống. | |
| Status | Tình trạng | ||
| Description | Mô tả đợt kiểm kê | ||
| Currency* | Đơn vị tiền | Đơn vị tiền khi kiểm kê: VND, USD,… | |
| CheckDate | Ngày kiểm kê | Calendar | |
| CheckTime | Giờ kiểm kê | HOUR | |
| Reason | Lý do | Lý do phát sinh chênh lệch khi kiểm kê | |
| Conclusion | Kết luận | Kết luận sau khi kiểm kê | |
| AccountBalance | Số dư tài khoản | Số dư của các tài khoản tiền mặt, dữ liệu được lấy từ truy vấn pbs.BO.LA.LQList. Các tài khoản tiền mặt được định nghĩa tại LA.Setting | |
| ActualBalance | Số tiền thực tế | Được tính bằng cách lấy tổng của cột Total tại detail | |
| DifferenceAmount | Số tiền chênh lệch | Số tiền chênh lệch giữa số tiền ghi sổ và số tiền thực tếDifferrenceAmount = ActtualBalanc – AccoountBalanc |
Detail
| Tên trường dữ liệu | Diễn giải | Default Lookup | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| LineNo | |||
| CashCheckRef | Reference của CASHCHECK | ||
| Banknote | Mã mệnh giá | ||
| Denomination | Mệnh giá tiền bằng số | ||
| Denomination | Mệnh giá tiền bằng chữ | ||
| Qty | Số lượng | ||
| Total | Tổng số tiền | ||
| Description | Diễn giải/ghi chú |
Participants
| Tên trường dữ liệu | Diễn giải | Default Lookup | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| LineNo | |||
| CashCheckRef | Reference của CASHCHECK | ||
| EmployeeCode* | Mã nhân viên | EMP | |
| EmployeeName | Tên nhân viên | ||
| Position | Chức vụ | ||
| Represent | Đại diện cho … |
3. Xử lý chênh lệch (nếu có)
Khi kiểm kê xong, phát hiện chênh lệch thừa hoặc thiếu, người dùng nhấn Adjust để tạo bút toán điều chỉnh chênh lệch từ Difference Amount.
Cashcheck sẽ tạo 1 record mới tại Journal Import theo nguyên tắc kế toán sau:
NV1: Nếu phát hiện chênh lệch thiếu tiền mặt và chưa xác định được nguyên nhân:
Dựa vào biên bản kiểm kê kế toán điều chỉnh số liệu trên sổ sách về đúng với số liệu thực tế kiểm kê (điều chỉnh số liệu tiền mặt trên sổ sách giảm xuống bằng số liệu tiền mặt tồn thực tế tại quỹ), kế toán ghi sổ như sau:
- Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
- Có TK 1111 – Tiền mặt
NV2: Nếu phát hiện chênh lệch thừa tiền mặt và chưa xác định được nguyên nhân:
Dựa vào biên bản kiểm kê kế toán điều chỉnh số liệu trên sổ sách về đúng với số liệu trên thực tế kiểm kê (điều chỉnh số liệu tiền mặt trên sổ sách tăng lên bằng số liệu tiền mặt tồn thực tế tại quỹ), kế toán ghi sổ như sau:
- Nợ TK 1111 – Tiền mặt
- Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý
NV3: Xử lý chênh lệch thừa và thiếu, sau khi xác định được nguyên nhân chênh lệch
(chênh lệch thiếu tiền do thủ quỹ mượn tiền mà không thông báo hoặc có 1 phiếu chi bỏ sót mà kế toán quên ghi sổ. Hoặc chênh lệch thừa do thủ quỹ có nhập quỹ mà Kế toán ko ghi sổ…)
Dựa vào những lý do trên, ban giám đốc sẽ đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp. Kế toán căn cứ vào những quyết định đó để tiến hành hạch toán.
Nếu giám đốc quyết định người lao động phải bồi thường số tiền thiếu, và sẽ trừ vào lương của người lao đđộng
- Nợ 1388 (Phải thu khác)
- Nơ 334 (Phải trả người lao động)
- Có 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
Nếu Hạch toán lại 1 phiếu chi bi bỏ sót hoặc không rõ nguyên nhân thì xử lý vào thu nhập khác
- Nợ 3381: Tài sản thừa chờ xử lý
- Có 1111: Tiền mặt
- Có 711: Thu nhập khác
💡 Ghi chú
Dữ liệu để tính Số dư của các tài khoản tiền mặt cần kiểm kê được lấy từ pbs.BO.LA.LQList theo các tiêu chí sau:
- Tài khoản tiền mặt được định nghĩa lại LA Settings
- TransDate (tại pbs.BO.LA.LQList) ⇐ CheckDate
Tùy theo loại Currency được chọn, AccountBanlance sẽ được tính như sau:
- Nếu Currency là
VND, số dư của tài khoản cần kiểm kê là tổng của cột Amount (trong tính năng pbs.BO.LA.LQList). - Các đơn vị tiền khác, số dư của tài khoản cần kiểm kê là tổng của cột OtherAmt.
- Nếu Currency là
Nếu profile journal preset
CASHCHKđược định nghĩa, preset này sẽ được sử dụng khi tạo nhật ký điều chỉnh.
4. SQL tables
| Function | Phoebus Command | SQL table name |
|---|---|---|
| CashCheck | pbs.BO.LA.CASHCHECK | pbs_LA_CASHCHECK_ |
| CashCheck Detail | pbs.BO.LA.CCD | pbs_LA_CASHCHECK_DET_ |
| Participants | pbs.BO.LA.CCP | pbs_LA_CASHCHECK_PARTICIPANTS_ |
Xem thêm
- Quy trình và cách hạch toán https://dailythuecongminh.com/quy-trinh-kiem-ke-quy-tien-mat-va-cach-xu-ly/
- Cash Check Detail
- Cash Check Participants
- Cash Check management
Updated on : 2022-09-12 06:57:30. by : . at X1-EXTREME.
Topic : Cash Check. pbs.bo.la.cashcheck