Các công cụ phát triển phần mềm > Xử lý dữ liệu (Data Processing)

Từ phiên bản 4.5.4.823, Phoebus cung cấp tính năng xử lý email đến giúp ghi nhận nội dung các file đính kèm trong email vào database dễ dàng và nhanh chóng.

Quy trình xử lý email đến

Quy trình xử lý email đến như sau:

0. Thiết lập hộp thư đến (pbs.BO.Mail.MailService)

1. Phoebus tự động gửi form đính kèm (định dạng Pdf hoặc Excel) qua email hoặc cung cấp link tải về.

Ví dụ: form điền thông tin khách hàng mẫu Pdf, form chấm công hàng tháng mẫu Excel, ...

2. Khách hàng nhận được email sẽ tải về file đính kèm.

3. Khách hàng điền nội dung vào file.

4. Khách hàng gửi lại vào địa chỉ email tiếp nhận được thiết lập trong Phoebus.

5. Email sẽ được chuyển vào Hộp thư của Phoebus (pbs.BO.Mail.INBOX).

6. Người phụ trách chạy lệnh Read Mail (pbs.BO.Mail.ReadMail) để ghi nhận nội dung vào hệ thống.

ReadMail_000

Xử lý email đến trong Phoebus

Chi tiết trong quy trình xử lý email đến như sau:

pbs.BO.Mail.MailService

Câu lệnh mở tính năng Mail Service.

Giao diện tính năng Mail Service và các điểm cần lưu ý khi thiết lập hộp thư đến như sau:

Profile Code	Mã hộp thư (Mail Account)
Name	Diễn giải hộp thư.
Service Type	Loại dịch vụ gửi email: ▪Hộp thư đi: SMTP - Outgoing Mail Service ▪Hộp thư đến: POP - Incoming Mail Service
Suspend	Tình trạng của trình xử lý sự kiện: ▪ (Working): đang hoạt động ▪S (Record Suspended): tạm treo ▪C (Record Closed): đóng
Mail Server	Tên máy chủ email gửi đi: ▪Hộp thư đi: smtp.gmail.com ▪Hộp thư đến: pop.gmail.com
Port	Các cổng: ▪Google hỗ trợ cổng SMTP là 465 (SSL) hoặc 578 (TLS) ▪Google hỗ trợ cổng POP là 995 ▪Google hỗ trợ cổng IMAP là 993
Service Time Out	Thời gian chờ chạy email trong một phần nghìn giây.
User Name (1)	Địa chỉ email đầy đủ (gồm @doman.com)
Password	Mật khẩu của email.
Authentication Required	Yêu cầu đăng nhập khi gửi.
Using Ssl	SSL (Secure Sockets Layer) là một tiêu chuẩn an ninh công nghệ toàn cầu tạo ra một liên kết được mã hóa giữa máy chủ web và trình duyệt. Liên kết này đảm bảo tất cả các dữ liệu trao đổi giữa máy chủ web và trình duyệt luôn được bảo mật và an toàn.
Delete Msg After Receiving	Sau khi nhận email sẽ được xóa khỏi server.
White List	Danh sách địa chỉ email người gửi có thể gửi mail đến (1). Email người gửi không có trong danh sách này sẽ bị bỏ qua, loại khỏi danh sách nhận.
Read Condition	Thỏa mãn điều kiện này email sẽ đọc và ghi nhận vào Phoebus.
Read Command1..5	5 lệnh Phoebus URL để xử lý email. Khi chạy lệnh Read Mail, Phoebus sẽ ghi nhận nội dung email và các file đính kèm vào database theo thứ tự 5 lệnh được khai báo. Ví dụ: - pbs.BO.LA.NA?$Action=TransferIn - TransferIn?id=pbs.BO.LA.NA - ...

pbs.BO.Mail.INBOX

Câu lệnh mở tính năng Inbox - Hộp thư đến.

Giao diện tính năng Inbox như sau:

pbs.BO.Mail.INBOX liệt kê danh sách các email đã nhận được gồm các thông tin Mail Account, Receipt Date, Mail Date, Sender, Recipient, Pdf File Name, Xls File Name, Status, ...

Tính năng này giúp người dùng kiểm tra email đến, xem nội dung email và xem nội dung file đính kèm.

Tình trạng (Status) của các email tại Inbox gồm có:

Received	Phoebus đã nhận email.
Read	Email đã được xử lý.

Kiểm tra thư đến

Hộp thư đến được thiết lập tự động làm mới trong khoảng thời gian nhất định, ví dụ làm mới mỗi 5 phút.

Để chủ động kiểm tra hộp thư đến: (1) bấm vào nút Check Mail > (2) chọn hộp thư cần kiểm tra > (3) dữ liệu sẽ được làm mới.

Xem nội dung email

Xem chi tiết nội dung email bằng cách:

▪Click đôi chuột vào dòng email cần xem,

▪hoặc chọn dòng cần xem > bấm nút

Xem dữ liệu trong file đính kèm

Ở mỗi email, người dùng có thể xem trước nội dung trong file đính kèm: chọn dòng email có file đính kèm > bấm nút Read Xls/Read Pdf để mở file.

pbs.BO.Mail.ReadMail

Câu lệnh mở tính năng Read Mail.

Giao diện tính năng Read Mail như sau:

pbs.BO.Mail.ReadMail liệt kê danh sách các email đã nhận được gồm các thông tin Mail Account, Receipt Date, Mail Date, Sender, Recipient, Pdf File Name, Xls File Name, Status, ...

Tính năng này giúp người dùng xem nội dung file đính kèm và tiến hành xử lý (Read Mail) để import dữ liệu vào Phoebus.

Tình trạng (Status) của các email gồm có:

Received	Phoebus đã nhận email.
Read	Email đã được xử lý, sẽ không xuất hiện trong danh sách.

Mở file đính kèm

Tại tính năng này, người dùng click đôi chuột vào dòng email để mở file đính kèm.

Xử lý email (import dữ liệu)

Tick chọn email > bấm nút Read Mail

Phần mềm sẽ import dữ liệu trong file đính kèm vào database dựa theo 5 lệnh Phoebus URL được thiết lập tại Mail Service (pbs.BO.Mail.MailService)

Theo ví dụ của bài viết này, khi làm thao tác xử lý email, chương trình sẽ thực thi lệnh pbs.BO.LA.NA/TEST?$Action=TransferIn để import 10 mẫu tin có trong file đính kèm vào tính năng Tên và địa chỉ (subForm TEST)

Lưu ý ở các file đính kèm (Xls/Pdf)

Các file đính kèm theo email cần thỏa mãn các yêu cầu về mapping, thiết kế, đặt tên ô, ... giúp phần mềm đọc dữ liệu để ghi nhận vào hệ thống.

Đối với các form Excel (Xls, Xlsx) cần được mapping theo quy tắc mapping form excel để import dữ liệu vào Phoebus.

Trong ví dụ này, người viết thực hiện mapping trên file Excel để import vào tính năng Tên và địa chỉ (pbs.BO.LA.NA) như sau:

Thiết lập các câu lệnh import dữ liệu từ form Excel vào phần mềm tại các lệnh Read Command của tính năng Mail Service (pbs.BO.Mail.MailService):

▪pbs.BO.LA.NA?$Action=TransferIn

▪TransferIn?id=pbs.BO.LA.NA

▪...

Đối với các form Pdf cần được thiết kế và đặt tên ô nhập liệu bằng các chương trình thiết kế form Pdf (như Adobe Forms Central) theo nguyên tắc:

❑Đặt mã (field code) cho các ô nhập liệu trên form

❑Dùng câu lệnh mapping các mã ô nhập liệu trên form Pdf với các cột trong tính năng cần import.

Ví dụ: tạo một form nhập thông tin người tham dự hội thảo, các ô nhập liệu được đặt mã như hình sau:

Mẫu form Pdf tham khảo tải về tại đây.

Thiết lập câu lệnh import dữ liệu từ form Pdf vào phần mềm tại các lệnh Read Command của tính năng Mail Service (pbs.BO.Mail.MailService):

pbs.BO.LA.NA?$Action=InsertUpdate&AddCode=[PHONE_NO]&Address1=[NAME]&Address2=[ADDRESS]&...

________________________

Updated date: 27/06/2016

Xử lý Email đến (Read Mail)