pbs.BO.SM.StudentStatement

Câu lệnh mở tính năng Student Statement - Bảng chi tiết công nợ học sinh.

Tick chọn khoản phải thu > bấm nút Collect để mở giao hiện Cash Receipt

Bấm nút Post hoặc Save để lưu thao thác thu nợ, lúc này cột Allocation sẽ được dánh dấu là A và cột Allocation Reference sẽ có số tham chiếu giống nhau.

Đồng thời, dòng công nợ (Debit) và dòng đã phân bổ (Credit) sẽ được chuyển sang màu xanh để phân biệt với các dòng công nợ chưa thu.

Trong trường hợp việc phân bổ có sự nhầm lẫn, thao tác gỡ bỏ công nợ đã phân bổ như sau:

Tick chọn cả 2 dòng công nợ (Debit) và dòng phân bổ tương ứng (Credit) > bấm chuột phải vào khoảng trống phía trên bảng công nợ > chọn nút RemoveAllocation

Tính năng này sẽ tìm kiếm các nghiệp vụ phải thu và nghiệp vụ phiếu thu chưa được phân bổ > tiến hành phân bổ.

Tick chọn toàn bộ các dòng nghiệp vụ phát sinh của đối tượng đang chọn > bấm nút Match (phân bổ) trên góc phải màn hình > chương trình sẽ tính toán và tự động phân bổ.

Thuật toán tìm kiếm và tự động matching được thực hiện như sau:

1. Nhóm tất cả các nghiệp vụ được chọn theo tiêu chí là tập hợp các giá trị của các trường được định nghĩa trong tính năng Định nghĩa chung của phân hệ tuyển sinh (pbs.BO.SM.Settings)

pbs.BO.SM.Settings > Allocation > Matching Fields: chọn các cột sắp xếp theo thứ tự, nếu ô này để trống thì sẽ áp dụng thứ tự được định nghĩa ở ô First Due First Pay Fields Order.

2. Trong từng nhóm được tạo ra ở bước 1, Phoebus tiến hành xử lý như sau:

2.1 Nếu tổng Debit-Credit của một nhóm bằng 0 thì Match (phân bổ) toàn bộ các nghiệp vụ được chọn trong nhóm với nhau.

2.2 Xử lý 1 Debit, 1 Credit: Nếu như trong nhóm có những nhiệp vụ chưa được phân bổ thì: Đối với mỗi 1 khoản phải thu (Debit), sẽ tìm kiếm trong toàn bộ những phiếu thu (Credit) của nhóm và tìm xem có phiếu thu nào bằng với giá trị phải thu hay không, nếu có thì làm động tác phân bổ giữa 2 mục này với nhau.

2.3 Xử lý 1 Debit, nhiều Credit: Nếu như trong nhóm có những nhiệp vụ chưa được phân bổ thì: Đối với mỗi 1 khoản phải thu (Debit), sẽ cộng dồn các phiếu thu (Credit) theo thứ tự thời gian cho đến khi giá trị cộng dồn bằng với giá trị phải thu thì tiến hành phân bổ giữa khoản phải thu và các nghiệp vụ phiếu thu cộng dồn.

2.4 Xử lý nhiều Debit, 1 Credit: Nếu như trong nhóm có những nhiệp vụ chưa được phân bổ thì: Đối với mỗi phiếu thu (Credit), sẽ cộng dồn các khoản phải thu (Debit) theo thứ tự thời gian cho đến khi giá trị cộng dồn bằng với giá trị phiếu thu thì tiến hành phân bổ giữa phiếu thu và các nghiệp vụ cộng dồn.

Chương trình có thể tách một nghiệp vụ công nợ ra trong các trường hợp sau:

+ một khoản phải thu (Debit) được tách để thu nhiều lần

+ một phiếu thu (Credit) được tách ra để phân bổ nhiều lần

Thao tác thực hiện như sau:

Chọn nghiệp vụ cần tách > bấm chuột phải vào khoảng trống phía trên bảng công nợ > chọn nút Split

Cửa sổ Multipart Split xuất hiện, các thông tin trên màn hình này cần lưu ý như sau:

❑Original Amount: số tiền gốc của nghiệp vụ.

❑Remain: số tiền còn lại sau mỗi lần tách, chú ý sau khi toàn tất các lần tách, số tiền ở ô này phải bằng 0.

❑Split Amount: nhập số tiền cho mỗi lần tách, nếu là lần tách cuối cùng thì nhập R > bấm nút Split để tiến hành tách.

❑Bảng chi tiết các lần tách: có thể thay đổi diễn giải trước khi lưu.

Sau khi tách xong, bấm nút OK để hoàn tất.