pbs.BO.LA.SN

Câu lệnh mở tính năng Số tuần tự - Sequence Numbering.

Description

Tên hồ sơ SN

Ledger

Mã sổ cái, một hồ sơ SN sẽ được xác định độc lập cho mỗi Sổ cái.

Ví dụ, có thể định nghĩa cùng 1 mã hồ sơ SN là "PT" cho 2 sổ A và B; lúc này hồ sơ "PT" có dùng định dạng nhưng sẽ không giống số ở 2 sổ trên.

Auto Reset

Tick , nếu hồ sơ SN được định dạng tự động tính phụ thuộc vào thời gian (kỳ/tháng/năm kế toán), thì khi yếu tố thời gian thay đổi (sang kỳ/tháng/năm tiếp theo) số SN sẽ được cập nhật số tính toán lại từ đầu.

Next Number

Số tiếp theo của hệ thống.

Nếu là tạo mới lần đầu thì điền "1", trường hợp chỉnh sửa thì giữ nguyên hoặc thay đổi theo ý muốn.

Format

Định dạng cho số tuần tự, tối đa 15 ký tự.

TEXT{YY}{MM}(0:000)

▪TEXT: Nhập các ký tự để nhận diện số SN, ví dụ:

▪{YY}: Thể hiện 02 ký tự cuối của năm, lấy theo năm hiện tại trên máy tính.

▪{MM}: Thể hiện 02 ký tự của tháng, lấy theo tháng hiện tại trên máy tính.

▪hoặc {CP}: Thể hiện 02 ký tự của tháng, lấy theo tháng hiện tại trong phần mềm Phoebus (Current Period).

▪{0:000}: Số ký tự số tự nhảy có 03 ký tự (từ 001 đến 999), trường hợp muốn thể hiện 04 ký tự thì thiết lập {0:0000}.

Trong Nhật ký kế toán, SN được dùng làm số tham chiếu nghiệp vụ (số chứng từ) hoặc trong các Mã phân tích T nhảy tự động cho các nghiệp vụ kế toán.

Số chứng từ nhảy tự động có thể hoạt động với cả 2 phương pháp nhập liệu: nhập tay và tải nhập.

Để thiết lập một hồ sơ SN dùng cho một loại nhật ký kế toán nào đó, cần thực hiện các bước sau:

1. Tạo định nghĩa hồ sơ SN tại chức năng pbs.BO.LA.SN

2. Trong chức năng Định nghĩa nhật ký - pbs.BO.LA.JD, chọn hồ sơ SN đã tạo tương ứng với loại nhật ký.

Giao diện chức năng Định nghĩa nhật ký và trường dữ liệu liên quan đến SN cần lưu ý:

Trans.RefSeq: nhập mã hồ sơ SN dùng để tính số chứng từ tiếp theo của loại nhật ký đang chọn.

Seq.Code: trong trường hợp vừa chạy tự động số chứng từ, vừa chạy tự động một số liên tục khác được đánh trong Mã phân tích T (ví dụ: document counter, ...) thì sẽ được định nghĩa tại trường này. Việc định nghĩa Mã phân tích T được thực hiện tại chức năng Ledger Definition - pbs.BO.LA.LD

Trong phân hệ Kho, SN được dùng làm số tham chiếu nghiệp vụ (số chứng từ) nhảy tự động cho các nghiệp vụ lưu chuyển kho.

Số chứng từ nhảy tự động có thể hoạt động với cả 2 phương pháp nhập liệu: nhập tay và tải nhập.

Để thiết lập một hồ sơ SN dùng cho một loại lưu chuyển kho nào đó, cần thực hiện các bước sau:

1. Tạo định nghĩa hồ sơ SN tại chức năng pbs.BO.LA.SN

2. Trong chức năng định nghĩa Mẫu tin nhóm nghiệp vụ - pbs.BO.PI.MD, chọn hồ sơ SN đã tạo tương ứng với loại nghiệp vụ.

Giao diện chức năng định nghĩa Mẫu tin nhóm nghiệp vụ và trường dữ liệu liên quan đến SN cần lưu ý:

Seq.Code: nhập mã hồ sơ SN dùng để tính số chứng từ tiếp theo của loại nghiệp vụ đang chọn.

QD kiểm tra số chứng từ cuối cùng sẽ nhìn vào nguồn LA (Sổ cái) để tìm ra số chứng từ mới nhất của một loại nhật ký bất kỳ, sau đó +1

Nếu QD này không được định nghĩa, thì hệ thống lúc nào cũng lấy ra số mới nhất dựa vào Số kế tiếp (Next Number) trong hồ sơ SN --> điều này có thể không đúng. Ví dụ:

•Phiếu thu tháng 03 năm 2016 trong hệ thống đang đến số PT1603-020

•tức là Số tiếp theo của PT trong SN sẽ là 021

•tuy nhiên, người dùng mở hồ sơ PT trong SN để sửa lại Số kế tiếp là 121

•đồng nghĩa với việc khi chạy số chứng từ PT tiếp theo sẽ đến số PT1603-121 chứ không phải là PT1603-021.

•Nếu QD kiểm tra số chứng từ cuối cùng thực tế của loại nhật ký PT được định nghĩa, thì khi chạy số chứng từ PT tiếp theo, hệ thống sẽ tìm trong Sổ cái thấy số mới nhất là 020 và sẽ đánh số chứng từ tiếp theo là 021 mà không nhìn vào Số tiếp theo trong SN để lấy ra (đang là 121).

❑  Xác định số chứng từ tiếp theo không dựa vào Số kế tiếp trên SN, mà sẽ xác định trực tiếp trên dữ liệu.

❑  Tránh sai xót và xảy ra trường hợp số chứng từ không liên tục.

❑  Không chỉ ứng dụng cho số chứng từ trong Sổ cái, mà còn sử dụng được cho các trường hợp khác như tạo mã khách hàng liên tục, mã hàng hóa vật tư liên tục, ...

1. Mã QD phải giống Mã SN

2. Tham số {P1} sẽ lấy đúng mẫu (định dạng) của SN. Chương trình sẽ tìm trong LA, theo thời điểm đang chạy để lấy ra số chứng từ lớn nhất có cùng định dạng SN để thay vào P1.

▪Filters: lọc điều kiện Transaction Reference theo {P1}

▪Output Items: lấy Transaction Reference MAX