Các chương trình hỗ trợ

Email cung cấp các thông tin như bảng chấm công, yêu cầu phê duyệt nghỉ phép, chúc mừng sinh nhật,... và thậm chí cả các báo cáo có thể được gửi tự động tới người cần sử dụng thông qua các tính năng của Phoebus.

Các email tự động có thể chạy từ dashboard, từ màn hình form nhập liệu hoặc các sheet. Quá trình này hoạt động như sau :

Dù chạy bằng hình thức nào, thì quá trình tạo mail cũng cần có những dữ liệu từ hai nguồn gọi là Data table và Dictionary với Data table là nguồn để chạy các e-mail và Dictionary là nơi truyền các biến số . Tuy nhiên, nếu như việc tạo các Data table giống nhau ở hầu hết các hình thức thì việc tạo Dictionary lại có một vài điểm khác biệt.

Tại mỗi vị trí, quy trình tạo và gửi e-mail như sau:

Như đã đề cập ở trên, ta cần phải có sự hỗ trợ của command và mail profile để có thể tạo ra các e-mail và gửi đi. Cấu trúc chính của Command và Mail profile như sau:

Sau đây chúng ta sẽ đi vào chi tiết từng bước quá trình tạo các e-mail .

Ví dụ: ta muốn tại một e-mail thông báo cho manager mỗi khi có một nhân viên submit một timesheet xin nghỉ phép, quy trình cần làm như sau:

Trên ô lệnh tắt, gõ CMD để đến chức năng Lệnh do người dùng định nghĩa.

Tại ô Cmd Id : điền code và diễn giải cho command.

Cmd Context : chọn vị trí tạo command, trong ví dụ này là tạo command tại chức năng Monthly Timesheet ( TSM).

Mail Profile: đặt tên cho mai profile mà ta sẽ tạo ở bước sau.

Cmd text: luôn luôn đặt là Mail cho command tạo mail.

Mẫu báo cáo: tên template của command .

Name Range : tên vùng bao phủ các dữ liệu của command, trong ví dụ này tôi đặt là TSM.

Sau khi điền các thông tin cần thiết, nhấn OK để lưu.

Trên ô lệnh tắt, gõ MCD để đến chức năng Định nghĩa trình tạo mail.

Tại ô Mã số: điền tên trong phần mail profile đã đặt ở bước 1.

Xuất kết quả ra : chọn nơi xuất ra của e-mail, trong đó :

•O: mail sẽ xuất ra trong chức năng Mail outbox của Phoebus ( lệnh tắt OBX) nhưng chưa gửi.

•F: mail sẽ xuất ra tại một folder tùy chọn trong máy tính,chưa gửi.

•S : mail sẽ đựợc gửi ngay sau khi tạo ra.

Data Range : tên vùng dữ liệu, giống như trong phần Name range ở bước 1.

E-mail : địa chỉ gửi đến của e-mail được tạo ra.

P1->P20 : các tham số sử dụng trong mail template.

Chú ý :

- TH1 : nếu mail được tạo thông qua comment trên Dashboard, thì E-mail và các tham số được đặt tên theo các tag sử dụng trong template command.

Khi đó, các tham số này sẽ được truyền thông qua comment với cú pháp : phoebus:// mail?id=SUB_E1 & receipient=<#Bossmail>& EmplCode= <#EmplCode> &EmplName=<#EmplName>

- TH2 : nếu mail được tạo thông qua các nút lệnh trên các form, sheet, thì E-mail và các tham số được đặt tên theo tên các ô chứa tag đó :

Trong ví dụ này, vì quá trình tạo mail được thực hiện tại Timesheet nên E-mail và các tham số là các tên của ô chứa tag.

Mail Template : Nội dung của e-mail muốn gửi, có thể là một Mail template được tạo ra trong chức năng Mail template (lệnh tắt MCT),với template code chính là tên được đặt trong mục Mail template của chức năng Định nghĩa trình tạo mail.

Ta có thể đưa các tham số đã gắn khi tạo Mail profile vào trong nội dung của e-mail bằng cách đặt chúng trong dấu ngoặc nhọn {..}

Hoặc nội dung của e-mail cũng có thể là một Report template bất kỳ,khi đó, chỉ cần đặt tên của Report template vào mục Mail template.

Vậy là chúng ta đã thiết lập xong việc tạo e-mail thông báo cho manager mỗi khi nhân viên xin nghỉ phép. Chúng ta hãy cùng kiểm tra lại

· Tại chức năng Monthly Timesheet ( TSM), nhập ngày xin nghỉ, sau đó chạy command:

Vì ban đầu, khi thiết lập Mail Profile, tôi để nơi xuất kết quả ra là O= outbox, nên bây giờ sau khi chạy command, ta sẽ vào chức năng Mail Outbox (OBX) để kiểm tra, kết quả như sau :

Ta thấy xuất hiện một e-mail đang đợi gửi,double click vào e-mail này ta sẽ thấy được nội dung của e-mail giống như nội dung ta đã soạn trong chức năng Mail Template ở trên.

Như vậy ta đã hoàn thành việc tạo e-mail tự động trên Phoebus.

Phoebus Mailer

Phoebus Mailer